Københavns Biblioteker har samlet centrale driftsdata i ét tilgængeligt værktøj. Det har vist sig nyttigt, og det har tydeliggjort, hvad der fortsat er svært.
I 2022 fik Københavns Biblioteker midler til et projekt om bedre brug af data i udviklingen af tilbud til børn og børnefamilier. En tidlig kortlægning viste, at de mest centrale driftsdata — be-søg, fysisk og digitalt udlån, aktiviteter og nyindkøb — var fordelt på fem-seks forskellige systemer med separate interfaces og adgangssystemer. Der fandtes reelt ikke et samlet overblik tilgængeligt for organisationen.
Dertil kom et definitionsproblem: Hvad tæller som et udlån? Inkluderer det tegneserier, billedbøger, årbøger, periodika, fjernlån?
Disse afgrænsninger blev håndteret manuelt ved hvert datatræk, hvilket gjorde det vanskeligt at sammenligne tal på tværs af tid og kontekst. Det var heller ikke muligt at give bred adgang til kildesystemerne direkte — risikoen for fejlaflæsninger var for stor, og onboardingkravet for højt.
Vi besluttede derfor at løse dette strukturelt og udvide løsningen til at dække hele organisationen, ikke kun børneområdet.
Nøgletal Live
Resultatet er Nøgletal Live, en Power BI-rapport der opdateres dagligt med data fra alle 20 biblioteker og er gjort tilgængelig for samtlige medarbejdere. Rapporten samler data i et fælles format med afklarede definitioner og giver mulighed for både overblik og mere detaljeret analyse — filtreret på lokation, tid, materialetype, udlånsform og lignende.
Værktøjet dækker tre primære brugsscenarier: Lokale medarbejdere og ledere, der vil følge udviklingen på deres bibliotek, projektgrupper, der skal evaluere konkrete indsatser, og ledelsen, der bruger tallene til intern afrapportering og politisk dialog.
Den praktiske gevinst har især ligget i, at data nu er tilgængeligt uden tekniske mellemmænd, og at alle arbejder med de samme definitioner. Hvad der lå i fem-seks systemer er nu samlet ét sted — og det gør en forskel i det daglige arbejde.
Adgang er ikke det samme som anvendelse
En central erfaring er, at adgang til data er en forudsætning, men ikke i sig selv tilstrækkelig. Nøgletal Live fungerer godt som grundlag for ledelsesinformation og løbende driftsopfølgning. Men når data skal indgå i det lokale udviklingsarbejde, kræver det kompetencer i at formulere relevante spørgsmål og omsætte svar til handling — og der er bibliotekerne ikke nødvendigvis fortrolige med tilgangene.
Det er en udfordring, vi deler med mange kulturinstitutioner. Mange biblioteksmedarbejdere har stærke formidlingskompetencer, men er ikke nødvendigvis vant til at segmentere eller arbejde systematisk med data og brugeranalyser.
For at adressere dette samarbejdede vi med Applaus, det nationale center for publikumsudvikling, om et kompetenceudviklingsforløb. Forløbet handlede ikke kun om Nøgletal Live specifikt, men om dataanvendelse i bred forstand — herunder hvad publikumsudvikling egentlig er, hvilke datakilder der er relevante for biblioteker, og hvordan man kan kombinere kvantitative og kvalitative indsigter i det lokale arbejde.
Projektet var opdelt i to spor: Et teknisk spor om datakilder og adgang til viden om biblioteksbrug samt et metodisk spor om at give medarbejderne redskaber til at anvende data.
Tre hold af medarbejdere fra biblioteker og kulturhuse har gennemført forløbet med konkrete cases fra deres eget arbejde. På Solvang Bibliotek brugte man genåbningen efter en renovering til at kortlægge lokalområdets beboersammensætning og undersøge, hvilke grupper biblioteket ikke nåede. Hovedbiblioteket arbejdede med internationale borgere med afsæt i nye brugerindsigter.
En fælles udfordring har været at få metoderne ind i hverdagen — i en travl kommunal virkelighed kræver det tid og prioritering at arbejde strategisk med publikumsudvikling. Applaus har beskrevet forløbet nærmere i en artikel om “Publikumsudvikling som organisationsudvikling på Københavns biblioteker”,
kortlink.dk/applaus/2upaz
Hvad vi har lært?
Projektet har givet bedre indsigt i egne datasystemer — hvad de faktisk leverer, og hvordan data kan kobles sammen. Det har også tydeliggjort en vigtig teknisk begrænsning: Nøgletal Live er bygget på logistiksystemet, som indeholder gode data om materialerne og deres bevægelse, men ingen kobling til lånerne.
Det lykkedes ikke at integrere bibliotekssystemet, som ville have givet adgang til demografiske oplysninger. Det er en kendt mangel, som vi ikke har løst endnu.
Organisatorisk har arbejdet på tværs af udviklingsafdeling, dataspecialister, litteraturformidlere og indkøbere givet bedre forståelse for hinandens arbejds- gange. Det fælles datagrundlag har en sammenhængsskabende funktion i en organisation med 20 decentrale enheder — når alle refererer til de samme tal, reduceres en del af de parallelle fortolkninger, der ellers nemt opstår.
Næste skridt
Det næste konkrete skridt er at integrere beholdningsdata — tilvækst og afgang, titelspredning, fordeling af genrer og materialekategorier — så værktøjet supplerer udlånsperspektivet med et samlingsperspektiv. På længere sigt er ambitionen at knytte demografiske data på og dermed sætte bibliotekets tilbud i relation til den befolkning, det skal betjene. Den kobling er endnu ikke løst og udgør en af de væsentlige udestående udfordringer i det videre arbejde.
Biblioteksdata rummer en rig viden om, hvordan borgerne bruger bibliotekerne. Vi er kommet et stærkt skridt videre i at gøre den viden tilgængelig og anvendelig — men der er fortsat et stykke vej.
ANDREAS LØPPENTHIN
Udviklingskonsulent, Biblioteks- og
Kulturudvikling, Københavns Kommune
