maj

Personalemøde

Mødet afholdes fredag den 28. februar 2014, kl. 13.00-15.00
Vartov, Farvergade 27D, 1463 Kbh. K.

Dagsorden

  1. Godkendelse af dagsorden
     
  2. Godkendelse af referat af møde 24.10.2013
    Bilag: Referat

    Indstilling:
    Godkendes
     

  3. Regnskab 2013
    Bilag: Internt årsregnskab, Revisionsprotokol, ledelsens regnskabserklæring

    Sagsfremstilling:

    Regnskab kontra budget 2013
    Regnskab 2013 matcher stort set budgettet, da der er en totalafvigelse mellem regnskab 2013 og budget 2013 på i alt 27.093 kr. Der var budgetteret med et underskud på 466.000 kr., hvilket stort set er realiseret med et underskud på 438.907 kr.

    Det budgetterede underskud skal ses i lyset af FU vedtagelse om i en to årig periode, at bevilge 250.000 kr. pr. år til en udviklingskonsulent finansieret af kassebeholdningen, samt udviklingen af Tænketanken Fremtidens Biblioteker i samme periode. Endvidere er der i 2013 udarbejdet en plan for prioritering af det poalitisk aktivitetsniveau, samt rationaliseringer i sekretariatet, således at der er opnået balance i budgettet fremover.

    Underskuddet dækkes af foreningens formue som udgør 3.512.926 kr.

    Indtægter
    Indtægten har dog en positiv afvigelse på 15.000 kr., da en kommune efterfølgende har vedtaget at blive i foreningen. Endvidere kan det konstateres at 2013 ikke har budt på flere udmeldelser end kendt ved budgetlægningen, så udviklingen er stabiliseret.

    Udgifter
    ”Omkostningerne vedr. interne og eksterne udvalg” er 140.028 kr. mindre end budgetteret. Dette skyldes mindre udgifter på internationalt arbejde på 71.000 kr. primært begrundet i mindre rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i IFLA og EBLIDA. Derudover er der forbrugt mindre på udgifter til formand og FU, primært pga. færre møder.

    Personaleomkostninger ligger 55.436 kr. over det budgetterede, hvilket primært skyldes omkostninger til bogholderi i forbindelse med nyt regnskabssystem og kontoplan. Dette skal ses i forlængelse af den i 2012 foretaget reduktion af medarbejderstaben, som har fuld effekt i 2013 og har krævet administrative omlægninger. Dette er betinget af bestræbelser på at tilpasse virksomheden til en mindre indtægt fra kontingenter som følge af færre medlemmer og kontingentnedsættelse.

    Andre omkostninger er 41.146 kr. større end budgetteret. Dette skyldes større udgifter til EDB på 86.538 kr. bl.a. som følge af nyt regnskabssystem samt besparelse på sekretariatet, der har lavet fælles lokaler med Organisationen Danske Museer for at opnå besparelser på husleje samt opnå administrative synergieffekter på sigt.

    I regnskab 2012 var anbefalet en hensættelse til Tænketanken Fremtidens Biblioteker på 310.000 kr. af ikke forbrugte midler, da Tænketanken var planlagt at forløbe i 2 år, fra 1. januar 2012 til udgangen af 2013. Dog kom den først i gang i oktober og derfor var der ikke forbrugte midler i denne størrelsesorden. Denne hensættelse blev dog ikke anbefalet af FU, men beslutningen blev ikke effektueret, derfor overføres disse 310.000 kr. først til formuen i 2013, således at formuen udgør 3.512.926 kr.

    Indstilling:
    At godkende regnskabet, underskrive og oversende det til Repræsentantskabet på mødet 27. marts 2014.
     

  4. Valg til repræsentantskabet
    Bilag: liste over valgte medlemmer i gruppe A og B

    Sagsfremstilling:
    Der har været afholdt valgmøder i de fem regionale valgkredse i uge 5, hvor gruppe A skulle vælge 5 kandidater i hver valgkreds. På alle valgmøderne var der god opbakning og livlig debat, og der var kampvalg til DB’s repræsentantskab.

    Den samlede fordeling af de politiske mandater er som følger, hvilket betyder, at der er indkaldt det maksimale antal tillægsmandater. De valgte kandidater kan ses af bilaget.

    Gruppe B har afholdt direkte elektronisk valg til Repræsentantskabet. Danmarks Biblioteksforening har derfor i perioden 15. januar til 15. februar 2014 afholdt valg til Repræsentantskabet blandt medlemmerne af valggruppe B, se www.db.dk/valg2014

    18 personer meddelte deres kandidatur til de 12 pladser i Repræsentantskabet, som besættes af personlige medlemmer fra foreningens valggruppe B.

    I alt 283 personlige medlemmer var stemmeberettigede til valget. 103 af disse har afgivet deres stemmer til valget, hvilket giver en stemmeprocent på 36,4.
    6 personer meddelte deres kandidatur til de 4 pladser i Repræsentantskabet, som besættes af institutionsmedlemmer og brugerråd fra foreningens valggruppe B.

    I alt 59 institutions- og brugerrådsmedlemmer var stemmeberettigede til valget. 10 af disse har afgivet deres stemmer til valget, hvilket giver en stemmeprocent på 19,6.

    De valgte kandidater kan ses af bilaget.
     

  5. Konsekvenser af nye vedtægter og valgbarhed
    Bilag: Brev fra Winnie Vitzansky m.fl., vedtægtsændring fra Mona Madsen

    Sagsfremstilling:
    Der er fra Winnie Vitzansky, tidligere direktør for DB og fire andre kommet følgende skrivelse til FU, hvor man stillet spørgsmålstegn ved at man mister valgbarhed, når man bliver pensioneret.
    Dette er en konsekvens af, at det af vedtægter, vedtaget på årsmødet i 2013 fremgår, at kun medlemmer ”ansat i medlemskommuner, medlemsinstitutioner og medlemsorganisationer” har stemmeret til valggruppe B jf. §2, stk. 2. a-1 og § 11. stk. 4

    Det er direktørens opfattelse, at medlemskab af repræsentantskab kræver at man er ”ansat i medlemskommuner, medlemsinstitutioner og medlemsorganisationer” og derfor mister sin valgbarhed, hvis man ikke længere er i ansættelsesforhold.
    Endvidere er der fremsendt ændringsforslag til vedtægterne fra Mona Madsen.

    Indstilling:
    Sagen drøftes og det vedtages om der skal arbejdes med ændringer i vedtægter
     

  6. Udvalg om biblioteksafgift for bøger og musik

    Sagsfremstilling:
    Sidste gang blev orienteret om at udvalget forventede at færdiggøre deres arbejde med udganges af september. Det sidste møde er imidlertid udskudt, da der opstod uklarhed om de endelige anbefalinger.
    Lars Bornæs orienterer om udvalgets arbejde på mødet.

    Indstilling:
     

  7. Evt. næste møde
     
  8. Evt.