DB Forretningsudvalgsmøde

Første møde i det ny konstituerende forretningsudvalg finder sted onsdag den 4. juni 2014 fra kl. 17- ca. 20 i DB, Farvergade 27 D, 2. sal, 1463 København.

Hent referat fra mødet.

Dagsordensforslag:

1. Godkendelse af dagsorden Bilag: se tidligere dagsordner og referater
   Bilag: se tidligere dagsordner og referater
    
2. Diskussion af FU’s rolle og arbejdsform
   Bilag: DB forretningsorden

   A. Herunder udformning af dagsordner, samt indhold og form på møderne.
   Skal vi fortsat lave beslutningsdagsordner og -referater?
   Skal der arbejdes med temamøder i FU og repræsentantskabs regi?

   B. Mødeplan
   – Antal møder i FU, sted og planlægning? Planlægningen drøftes og der laves en færdig plan via doodle
   – Repræsentantskabsmøde Fredag den 7. november 2014 kl. 11.00 – 15.00 i Bella Centret
   – Skal der planlægges et 16-16 strategiseminar for FU jf. næste pkt. på dagsordenen

   C. Gennemgang af og evt. revision af forretningsorden (nuværende vedlagt som bilag)

   D. Kommunikation og PR. Drøftelse af kommunikationsstrategi for de kommende år.

   Indstilling:
   De fremtidige møder planlægges i overensstemmelse med FU’s ønsker og der sker en evt. tilretning af forretningsorden (nuværende vedlagt som bilag).
   Der arbejdes på at tematisere møderne og have eksterne input på nogle af dem, herunder fra vore udvalg og internationale repræsentanter.
   Der udsendes doodle og udarbejdes derefter en mødeplan for året.

   Første FU møde efter sommerferien foreslås afholdt 12. september kl. 11.00 til 14.00
    

3. Orientering om DB’s arbejde
   Bilag: db.dk/strategi-og-planer

   Sagsfremstilling:
   I DB har man i den seneste periode udviklet styringsredskaber, hvor man hvert 4 år laver en overordnet strategi og hvert år vedtager en virksomhedsplan, med en række indsatsområder. Den aktuelle strategi og plan kan ses her db.dk/strategi-og-planer

   På mødet gennemgås aktuelle planer, for at give et indblik i foreningens virksomhed, med særlig vægt på indsatsområder, samt en drøftelse af hvordan vi fremover skal arbejde med dem.

   Formandsskabet har holdt møde og anbefaler at FU afholder strategiseminar i efteråret, hvor der laves oplæg til temaer, som kan behandles på repræsentantskabsmødet i efteråret. Disse temaer kan danne afsæt for FU’s videre arbejde med at udforme en strategi, som kan danne baggrund for debat og vedtagelse på årsmødet 2015.

   Indstilling:
   At planlægge en proces frem mod en ny strategi for 2015-2019, der kan vedtages på årsmøde 2015 og danne udgangspunkt for foreningens arbejde og udformning af fremtidige Virksomhedsplaner.

   Forslag:
   Strategiseminar den 2. oktober kl. 16.00 til 3. oktober kl. 16.00, hvor sekretariatet lavet et oplæg og der tilknyttes en proceskonsulent.

   Afgørelse:
    

4. Budget og budgetopfølgning
   Bilag: Budget 2014, resultatopgørelse pr. 30/4

   Sagsfremstilling:
   Direktøren vil på mødet lave en gennemgang af budget 2014, samt af den udsendte resultatopgørelse pr. 30/4.

   På baggrund af gennemgangen, lægges op til drøftelse af hvordan FU fremover ønsker budgetopfølgning.

   Indstilling:
   Sagen drøftes og sekretariatet udformer de ønskede budgetredskaber.

   Afgørelse:
    

5. Sekretariatet

   Sagsfremstilling:
   Bemandingen på sekretariatet består pt. af en direktør, en chefkonsulent/chefredaktør, en kommunikationskonsulent på fuld tid, samt en assistent på 28 timer og en udviklingskonsulent på 9 timer (delt med Tænketanken Fremtidens Biblioteker og Organisationen Danske Museer ODM) samt en ekstern regnskabskonsulent på 7 timer om ugen.

   Sekretariatet er i de sidste 4 år blevet omlagt, så der er en minimumsbemanding hvilket betyder, at der er sket nedskæringer på godt en mio. kr. om året.

   Konsekvensen er at der ikke er ressourcer til andet end den daglige drift og planlagte opgaver. Derfor skal der ved nye projekter og opgaver tilkøbes personaler fra konsulenter eller indgås strategiske partnerskaber som det f.eks. er tilfælde med ODM, hvor der i spidsbelastningssituationer deles personale. I perioder tilkøbes også studentermedhjælper eller eksterne konsulenter.

   I de sidste to år har DB endvidere lagt hus til Tænketanken Fremtidens Biblioteker. DB har afsat 250.000 til udviklingsarbejder, som er blevet brugt til den delvise finansiering af en fastansat leder af Tænketanken.

   Tænketankens leder er projektansat frem til 30 sep. DB finansierer 50% af hendes løn. Direktøren vurdere at det bør overvejes at forlænge hendes ansættelse i DB regi, sådan at hun tilknyttes i endnu et år. I det år får hun til opgave at finde en fremtidig finansiering af løn til udviklingskonsulent gennem projekter og fonde.

   I efteråret 2014 skal endvidere tages stilling til Tænketankens fremtid.

   Tænketanken har i det 1½ år den har eksisteret hentet over en mio. kr. hjem til projekter og undersøgelser, mens den daglige drift og løn er dækket af medlemmer og DB.

   Direktøren vurderer at stillingen kan finansieres inden for de afsatte udviklingsmidler i indeværende år. Samt at der i næste års budget bør afsættes 300.000 til udviklingskonsulenten.

   Indstilling:
   Ansættelsen af Tænketankslederen forlænges med et år. I 2014 finansieret det af midler afsat til udviklingsmedarbejder og udviklingsprojekter. Næste år budgetteres med at afsætte 300.000 kr.

   Afgørelse:
    

6. Udvalgsstruktur og samarbejdet med FU
   Bilag: DB råd og udvalg

   Sagsfremstilling:
   Repræsentantskabet har nedsat en række udvalg og udpeget en række repræsentanter til div. eksterne råd og udvalg.

   På mødet lægges op til en drøftelse af hvordan FU organiserer samarbejdet i forhold til:

   – De tre interne underudvalg
   – De eksterne repræsentanter i råd og nævn
   – De internationale repræsentanter som DB støtter og finansierer i IFLA og EBLIDA

   Indstilling:
   Sagens drøftes og der udarbejdes efterfølgende et oplæg til organisering af samarbejdet som drøftes med udvalg og repræsentanter

   Afgørelse:
    

7. Aktuelle projekter

   A. Bogforum
    
   Sagsfremstilling:
   På sidste møde vedtog FU, at DB skulle arbejde med at skabe en stand for bibliotekerne på årets Bogforum, samt opnå forpligtende støtte fra min. 8 biblioteker.

   Baggrunden var at Bogforum er en af årets store mediebegivenheder og bibliotekerne derfor bør være repræsenteret. Bibliotekerne har været med siden starten, hvor de har udformet og bemandet messens info-stand, ligesom enkelte biblioteker har haft egne stande. Fra og med i år har styregruppen/konsortiet bag den mangeårige ’Spørg-Biblioteket-stand’ besluttet at nedlægge sig selv. Man har hidtil typisk bidraget med medarbejdertimer til forberedelse, gennemførelse og økonomiske tilskud (inkl. DB/sponsor støtte).

   I DB synes vi fortsat, at bibliotekerne skal være synlige og spille en rolle på bogmessen. DB inviterede derfor medlemskommunernes og andre biblioteker til åbent debat og brainstormøde.

   I mødet deltog repræsentanter fra 11 biblioteker og der var opbakning til at arbejde videre med ideen om Bibliotekernes Stand på Bogforum, hvor DB er koordinator.

   DB har fået tilbud på at få en stand på 90 M2 mod at købe 200 billetter af 200 kr. Men det kræver at DB slår til nu, selvom vi ikke har finansieringen på plads.

   DB har budgetteret med 15.000 kr. til deltagelse i bogforum, samt 15.000 til Repræsentantskabsmøde som afholdes på Bogforum, men dette dækker ikke udgifterne, som forventes at beløbe sig til godt 275.000 kr. ud over arbejdskraft.

   P.t. er der tilsagn fra 10 biblioteker om at deltage med personaletimer og 6 biblioteker yder økonomisk større til i alt 50.000 kr.

   Direktøren vurderer, at der kan allokeres ressourcer til koordinering, hvis der findes opbakning og økonomisk støtte fra de deltagende biblioteker og sponsorer.

   Direktøren vurderer, at der kan findes sponsorer til en delvis dækning at udgifterne til at etablere en stand.

   I øjeblikket er der derfor en manglende finansiering på 195.000 kr. hvilket betyder, at dette beløb skal dækkes af DB, hvis ikke der findes yderligere sponsorer eller betalingsvillige biblioteker.

   FU skal derfor afgøre, om de vil stille en sådan underskudsgaranti finansieret af kassebeholdningen med baggrund i, at det er vigtigt at styrke bibliotekernes synlighed i forhold til kommercielle bogverden.

   Indstilling:
   At der stilles en underskudsgaranti på 195.000 kr. finansieret af kassebeholdningen, samt at der efterfølgende laves en evaluering og plan for, hvordan bibliotekerne i de efterfølgende år kan deltage med et budget i balance.

   Afgørelse:

   B. Folkemødet

   Sagsfremstilling:
   Med Statsbiblioteket som initiativtager deltog DB i sidste års Folkemøde på Bornholm med egen stand. Efterfølgende har vi afholdt evalueringsmøde, hvor den fælles konklusion blandt deltagerne var: at Folkemødet 2013 var en stor succes for bibliotekssektoren, og at vi skal gøre det endnu bedre i 2014.

   Derfor har DB deltaget aktivt i partner-/programgruppe, som har ansvaret for arrangementet og for prioriteringerne. Vi har afsat 40.000 kr. til arrangementet

   I partnergruppen er repræsentanter fra Kulturstyrelsen, BCF, DB, BF, Herning Central Bibliotek m.fl., Statsbiblioteket og evt. Det kongelige Bibliotek.

   DB’s direktør og formand deltager i mødet, hvor DB bl.a. er medarrangør af en debat om Folkebiblioteket i Folkeskolen.

   På mødet drøftes arrangementet samt nye ideer til PR, og hvordan vi skaber opmærksomhed om vore arrangementer. Se mere på db.dk

   Indstilling:
   Sagen drøftes

   Afgørelse:

   C. Kulturmødet på Mors

   Sagsfremstilling:
   Kulturmødet på Mors falder i år mellem 21. og 23. august. Sidste år deltog DB ikke og bibliotekerne var ikke særlig synlige på Kulturmødet.

   DB har i år ikke afsat midler specifikt til deltagelse, men FU har drøftet sagen og opfordret Region Midt og Bibliotekerne i området til at deltage.

   Direktøren vil deltage i mødet og er p.t. i dialog med arrangørerne og hvordan bibliotekerne kan komme på dagsordnen.

   På mødet drøftes ideér og initiativer.

   Indstilling:
   Sagen drøftes

   Afgørelse:
    

8. Internationalt samarbejde
   Bilag: db.dk/internationalt

   A. IFLA

   Sagsfremstilling: DB er involveret i en række internationale samarbejder. Det har traditionelt været et højt prioriteret udviklingsområde, hvilket kan ses af den internationale strategi. På dette møde gennemgås de vigtigste begivenheder og samarbejder, og der lægges senere på året op til en drøftelse og revision af hele strategien.

   IFLA er den internationale biblioteksorganisation. Danmark er repræsenteret i både IFLA’s bestyrelse og i børnesektionen.

   IFLA afholder årsmøde – i Lyon Frankrig den 16. -22. august 2014. Traditionelt er der en del danskere der deltager i disse møder både fra kommuner, organisationer og biblioteker.

   DB støtter de danske deltagere, der sidder i bestyrelse og sektioner. Traditionelt er der også et par sekretariatsmedarbejdere samt nogle af FU medlemmerne som deltager.
   I år er det planlagt at formand, næstformand, direktør samt chefkonsulenten fra DB deltager.

   FU drøfter om andre skal deltage og inden for hvilken ramme. Der er afsat 50.000 kr. til politisk deltagelse i internationalt samarbejde i budgettet.

   Tænketanken Fremtidens Biblioteker deltager med en Poster og lederen af tænketanken vil også deltage.

   Den 16. august skal DB arrangere Nordic Caucus (som er den nordiske samling på IFLA.) Traditionelt indbyder DB også til middag for alle de danske deltagere (som deltager for egen regning). Dette planlægges til mandag den 18. august.

   Direktøren og Chefkonsulenten har endvidere deltaget i IFLA President’s Meeting 22. og 23. maj IFLA President’s Meeting i Helsinki.

   I forbindelse med dette blev også afholdt et nordiskmøde, hvor det aftaltes at Norge er værter for det næste nordiske møde i maj 2015. Deltagere i dette er direktør og formand

   Indstilling:
   Sagens drøftes

   Afgørelse:

   B. EBLIDA

   Sagsfremstilling:
   EBLIDA er den europæiske biblioteksorganisation, der særligt har fokus på copyright og EU.

   Hvert år afholder de en fælles europæisk konference, (DB arrangerede den i 2012). I år blev den afholdt den 13. og 14. maj I Athen – EBLIDA Council and EBLIDA-NAPLE Annual Conference
   Lone Knakkergaard er dansk repræsentant i bestyrelsen og deltog i mødet.

   Direktøren orienterer om mødet og den e-bogs kampagne, som EBLIDA har iværksat, men hvor Finland og Danmark har valgt at stå uden for.

   Indstilling:

   Afgørelse:

   C. Nordisk

   Sagsfremstilling:
   Traditionelt afholdes et fælles nordisk møde mellem de nordiske biblioteksforeninger. Dette blev ikke afholdt i 2013, og i år er der ikke planlagt noget, som aftalt på IFLA President’s Meeting, hvor det også aftales at Norge er værter for det næste nordiske møde i maj 2015. Deltagere i dette er direktør og formand.

   Indstilling:

   Afgørelse:

   EVT.

Med venlig hilsen
Steen Bording Andersen / Michel Steen-Hansen