DB Forretningsudvalgsmøde

Fredag den 28. februar 2014, kl. 13.00-15.00
Vartov, Farvergade 27D, 1463 Kbh. K.

» Referat af mødet

1. Godkendelse af dagsorden
    
2. Godkendelse af referat af møde 24.10.2013
   Bilag: Referat
    
   Indstilling:
   Godkendes
    
3. Regnskab 2013
   Bilag: Internt årsregnskab, revisionsprotokol, ledelsens regnskabserklæring
    
   Sagsfremstilling:
   Regnskab kontra budget 2013
   Regnskab 2013 matcher stort set budgettet, da der er en totalafvigelse mellem regnskab 2013 og budget 2013 på i alt 27.093 kr. Der var budgetteret med et underskud på 466.000 kr., hvilket stort set er realiseret med et underskud på 438.907 kr.
    
   Det budgetterede underskud skal ses i lyset af FU vedtagelse om i en to årig periode, at bevilge 250.000 kr. pr. år til en udviklingskonsulent finansieret af kassebeholdningen, samt udviklingen af Tænketanken Fremtidens Biblioteker i samme periode. Endvidere er der i 2013 udarbejdet en plan for prioritering af det politisk aktivitetsniveau, samt rationaliseringer i sekretariatet, således at der er opnået balance i budgettet fremover.
    
   Underskuddet dækkes af foreningens formue som udgør 3.512.926 kr. Formuen er opbygget med henblik på, at DB skulle være ekstra konsolideret for at imødegå konsekvenser af kommunale udmeldelser i forlængelse af kommunalreformen 2007.
    
   Indtægter
   Kontingentindtægter er på niveau med budgettet. Afvigelsen i forhold til 2012 skyldes kontingentnedsættelse på 5 % samt at syv kommuner forrige år havde udmeldt sig. Indtægten har dog en positiv afvigelse på 15.000 kr., da en kommune efterfølgende har vedtaget at blive i foreningen. Endvidere kan det konstateres at 2013 ikke har budt på flere udmeldelser end kendt ved budgetlægningen, så udviklingen er stabiliseret.
    
   Udgifter
   ”Omkostningerne vedr. interne og eksterne udvalg” er 140.028 kr. mindre end budgetteret. Dette skyldes mindre udgifter på internationalt arbejde på 71.000 kr. primært begrundet i mindre rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i IFLA og EBLIDA. Derudover er der forbrugt mindre på udgifter til formand og FU, primært pga. færre møder.
    
   Personaleomkostninger ligger 55.436 kr. over det budgetterede, hvilket primært skyldes omkostninger til bogholderi i forbindelse med nyt regnskabssystem og kontoplan. Dette skal ses i forlængelse af den i 2012 foretaget reduktion af medarbejderstaben, som har fuld effekt i 2013 og har krævet administrative omlægninger. Dette er betinget af bestræbelser på at tilpasse virksomheden til en mindre indtægt fra kontingenter som følge af færre medlemmer og kontingentnedsættelse.
    
   Andre omkostninger er 41.146 kr. større end budgetteret. Dette skyldes større udgifter til EDB på 86.538 kr. bl.a. som følge af nyt regnskabssystem samt besparelse på sekretariatet, der har lavet fælles lokaler med Organisationen Danske Museer for at opnå besparelser på husleje samt opnå administrative synergieffekter på sigt.
    
   I regnskab 2012 var anbefalet en hensættelse til Tænketanken Fremtidens Biblioteker på 310.000 kr. af ikke forbrugte midler, da Tænketanken var planlagt at forløbe i 2 år, fra 1. januar 2012 til udgangen af 2013. Dog kom den først i gang i oktober og derfor var der ikke forbrugte midler i denne størrelsesorden. Denne hensættelse blev dog ikke anbefalet af FU, men beslutningen blev ikke effektueret, derfor overføres disse 310.000 kr. først til formuen i 2013, således at formuen udgør 3.512.926 kr.
    
   Forventet udvikling
   I 2014 er budgetteret med et uændret antal medlemmer. Der er regnet med den af KL anbefalede fremskrivningsprocent på 1,7 % på kontingenter og lønninger, mens andre konti ikke er prisfremskrevet.
    
   I budgettet er arbejdet med at tilpasse udgifter til de ændrede indtægter med bagrund i nedsat kontingent og færre medlemmer. Der er derfor foretaget tilpasninger på omkring ½ mio. i forhold til det budgetterede underskud på 466.000 kr. i 2013.
    
   Der er i budgettet indregnet ekstraomkostninger til udviklingsmedarbejder på 250.000 kr. jf. sidste års beslutning om at ansætte en sådan sammen med Tænketanken Fremtidens Biblioteker i en 2 årig periode. Endvidere er kontoen til udviklingsprojekter forhøjet med 20.000 kr. til at igangsætte projekter der synliggør bibliotekerne og DB, bl.a. aktiviteter i forhold til folkemøde.
    
   I budgettet er endvidere oprettet en pulje til Regionale Aktiviteter, som kan søges til aktiviteter i de enkelte regioner. De tilbageblevne regionsforeninger opkræver ikke længere regionalt kontingent, derfor afsættes en pulje på 200.000 kr. som kan ansøges, både af foreninger eller medlemskommuner som ønsker at iværksætte debatskabende aktiviteter i regionerne, samt 50.000 kr. til aktiviteter i regionerne gennemført af sekretariatet.
    
   Der er afsat ekstraudgifter til repræsentantskabet på 110.000 kr. hvilket skyldes at der skal afholdes valg, indkøbes digital valghandling og holdes ekstraordinært konstituerende møde.
    
   Det betyder at der er budgetteret med et underskud på 120.811 kr. hvilket primært skyldes ekstraordinære udgifter som følge af valg. Disse anbefales finansieret af formuen i 2014, da der forventes en balance i budgettet fra 2015.
    
   Indstilling:
   At godkende regnskabet, underskrive og oversende det til Repræsentantskabet på mødet 27. marts 2014.
    
4. Valg til repræsentantskabet
   Bilag: liste over valgte medlemmer i gruppe A og B
    
   Sagsfremstilling:
   Der har været afholdt valgmøder i de fem regionale valgkredse i uge 5, hvor gruppe A skulle vælge 5 kandidater i hver valgkreds. På alle valgmøderne var der god opbakning og livlig debat, og der var kampvalg til DB’s repræsentantskab.
    
   Den samlede fordeling af de politiske mandater er som følger, hvilket betyder, at der er indkaldt det maksimale antal tillægsmandater. De valgte kandidater kan ses af bilaget.
    
   

   Parti	Valgte mandater	Tillægsmandater	I alt
   A	10		10
   B	1		1
   C		3	3
   I		1	1
   F	1	1	2
   O		3	3
   V	12		12
   Ø		2	2
   Lokallister	1		1
   I alt	25	10	35

   Gruppe B har afholdt direkte elektronisk valg til Repræsentantskabet. Danmarks Biblioteksforening har derfor i perioden 15. januar til 15. februar 2014 afholdt valg til Repræsentantskabet blandt medlemmerne af valggruppe B, se www.db.dk/valg2014

   18 personer meddelte deres kandidatur til de 12 pladser i Repræsentantskabet, som besættes af personlige medlemmer fra foreningens valggruppe B.
   I alt 283 personlige medlemmer var stemmeberettigede til valget. 103 af disse har afgivet deres stemmer til valget, hvilket giver en stemmeprocent på 36,4.
    
   6 personer meddelte deres kandidatur til de 4 pladser i Repræsentantskabet, som besættes af institutionsmedlemmer og brugerråd fra foreningens valggruppe B.
   I alt 59 institutions- og brugerrådsmedlemmer var stemmeberettigede til valget. 10 af disse har afgivet deres stemmer til valget, hvilket giver en stemmeprocent på 19,6.
   De valgte kandidater kan ses af bilaget.

5. Konsekvenser af nye vedtægter og valgbarhed
   Bilag: Brev fra Winnie Vitzansky m.fl., vedtægtsændring fra Mona Madsen

   Sagsfremstilling:
   Der er fra Winnie Vitzansky, tidligere direktør for DB og fire andre kommet følgende skrivelse til FU, hvor man stillet spørgsmålstegn ved at man mister valgbarhed, når man bliver pensioneret.

   Dette er en konsekvens af, at det af vedtægter, vedtaget på årsmødet i 2013 fremgår, at kun medlemmer ”ansat i medlemskommuner, medlemsinstitutioner og medlemsorganisationer” har stemmeret til valggruppe B jf. §2, stk. 2. a-1 og § 11. stk. 4
    
   Forretningsudvalget bør forholde sig til om denne henvendelse giver anledning til ændringer?

   Der er endvidere overfor direktøren rejst spørgsmål om man skal udtræde af Repræsentantskabet, hvis man er valgt, men ikke længere er i arbejde eller går på pension.

   Det er direktørens opfattelse, at medlemskab af repræsentantskab kræver at man er ”ansat i medlemskommuner, medlemsinstitutioner og medlemsorganisationer” og derfor mister sin valgbarhed, hvis man ikke længere er i ansættelsesforhold.
    
   Endvidere er der fremsendt ændringsforslag til vedtægterne fra Mona Madsen.
    
   Indstilling:
   Sagen drøftes og det vedtages om der skal arbejdes med ændringer i vedtægter
    

6. Udvalg om biblioteksafgift for bøger og musik

   Sagsfremstilling:
   Sidste gang blev orienteret om at udvalget forventede at færdiggøre deres arbejde med udganges af september. Det sidste møde er imidlertid udskudt, da der opstod uklarhed om de endelige anbefalinger.

   Lars Bornæs orienterer om udvalgets arbejde på mødet.

   Indstilling:
   Sagen drøftes.

7. Samarbejde med Spil Dansk dagen om lokale debatarrangementer
   Bilag: http://www.spildansk.dk/

   Sagsfremstilling:
   Spil Dansk Dagen finder sted den 30 oktober. DB har været i dialog med Spil Dansk dagen om at arrangere en række debatmøder i efteråret om musik og kultur (mellem 15 – 30). Hvor SpilDanskDagen financierer en række musiske arrangementer og indgår med debattør. DB indspil kunne være bibliotekernes forpligtelse i at tilbyde musik, at formidle musik lokalt, bibliotek som koordinator for den lokale kultur e.l. Vi kunne enten deltage med debattører eller moderatorer og holde arrangementet på det lokale bibliotek.

   På mødet drøftes om DB skal prioritere at deltage i en sådan indsats med en række debattører eller moderatorer.

   Indsatsen skal ses som et forsøg på at skabe kulturpolitisk debat om bibliotekets rolle som lokal dynamo i kulturlivet og særligt i forhold til biblioteket som musikformidler.

   Indstilling:
   Sagen drøftes og det afgøres om der skal arbejdes videre med konceptet

8. Bogforum
    
   Sagsfremstilling:
   En af årets store mediebegivenheder er Bogforum. Bibliotekerne har været med siden starten, hvor de har udformet og bemandet messens info-stand, ligesom enkelte biblioteker o.a. har haft egne stande. Fra og med i år har styregruppen/konsortiet bag den mangeårige ’Spørg-Biblioteket-stand’ besluttet at nedlægge sig selv. Man har hidtil typisk bidraget med medarbejdertimer til forberedelse, gennemførelse og økonomiske tilskud (inkl. DB/sponsor støtte).
    
   I Danmarks Biblioteksforening synes vi fortsat, at bibliotekerne skal være synlige og spille en rolle på bogmessen. DB inviterede derfor medlemskommunernes og andre biblioteker til åbent debat og brainstormøde 4. februar i Vartov.
    
   Møde-fokus: Skal bibliotekerne i det hele taget være med, og hvis ja, hvordan og med hvem?
   Målet: At styrke bibliotekssektorens og DB-medlemsbiblioteker synlighed på landets største bogmesse.
    
   I mødet deltog repræsentanter fra 11 biblioteker og der var opbakning til at arbejde videre med ideen om Bibliotekernes Stand på Bogforum, hvor DB er koordinator.
    
   DB har budgetteret med 15.000 kr. til deltagelse i bogforum, men dette dækker ikke udgifterne, som forventes at beløbe sig til godt 100.000 kr. ud over arbejdskraft.
    
   Sekretariatet vurderer, at der kan allokeres ressourcer til koordinering, hvis der findes opbakning og økonomisk støtte fra de deltagende biblioteker. Derfor anbefales det at arbejde videre med sagen, samt at man politisk vurderer om man kunne nedsætte et udvalg vedr. bogforum eller lade det indgå som en opgave for Kulturudvalget.
    
   Indstilling:
   At der arbejdes videre med konceptet, samt opnår forpligtende støtte fra min. 8 biblioteker.
   At det afgøres om der skal nedsættes et bogforumudvalg?

9. Tænketanken Fremtidens Biblioteker
   Bilag: http://fremtidensbiblioteker.dk/
    
   Sagsfremstilling:
   Tænketankens arbejde kan følges på fremtidensbiblioteker.dk
    
   5. marts lanceres Tænketankes første større undersøgelse på konference på Nørrebro Teater under overskriften:
   Hvem er fremtidens bibliotek til?
   Tænketanken lancerer på konferencen undersøgelsen ’Fremtidens Biblioteker – målgruppebaseret viden til biblioteks-udvikling’.  Undersøgelsen giver indsigter i danskernes forskellige interesser, motivationsfaktorer og barrierer i forhold til biblioteksbrug eller mangel på samme.
    
   Det giver også anledning til at stille en lang række spørgsmål: hvorfor, hvordan og om, vi kan udvikle folkebiblioteket til udvalgte grupper af danskerne. Skal folkebibliotekerne være et bredt tilbud for alle, eller er fremtidens bibliotek kun for særlige målgrupper, og med færre og mere målrettede tilbud til de få. I givet fald: hvad er konsekvenserne?
    
   Oplægsholderne tæller blandt andre kulturminister Marianne Jelved, teaterchef Kitte Wagner og mediedirektør i Danmarks Radio Gitte Rabøl.
    
   Se programmet og tilmeld dig her.

   Indstilling:
   Sagen drøftes.

10. Folkemødet på Bornholm og Kulturmødet på Mors
     
    Sagsfremstilling:
    På sidste FU møde blev det besluttet at forsætte DB’s engagement i Folkemødet på Bornholm. En anden større event der er planlagt er Kulturmødet på Mors, som i år falder mellem 21. og 23. august. Sidste år deltog DB ikke og bibliotekerne var ikke særlig synlige på Kulturmødet.

    Derfor lægges på mødet op til en drøftes hvordan vi prioriterer mellem de to events.

    Indstilling:
    Sagen drøftes.

11. Regionsforeninger
     
    Sagsfremstilling:
    Region hoedstaden har nedlagt sig pr. 31. december 2013. I den forbindelse har de meddelet at de vil overdrage deres formue til DB, den beløber sig til ca. 200.000 kr.
     
    FU drøfter hvordan DB skal disponerer dette og evt. andre overdragelser? Skal de indgå i DB kassebeholdning eller skal der foretages en særlig disponering
     
    Indstilling:
    Sagen drøftes.

12. Forberedelse af årsmøde
    Bilag: program og forløb db.dk/program2014
     
    Sagsfremstilling:
    På mødet gennemgås programmet og forløbet i forhold til debat, valg og repræsentantskabsmøde.
     
    Det er det sidste repræsentantskabsmøde i det afgående repræsentantskab, og der er ikke sat mere end 45 minutter af til mødet, hvis primære opgave er at godkende regnskab.
     
    Indstilling:
    Drøftes

13. Evt. næste møde

14. Evt.