DB Forretningsudvalgsmøde

Mødet afholdes hos
Danmarks Biblioteksforening
Vartorv, Farvergade 27, 1463 København K
Torsdag den 7. juni 2012, kl. 11-15

Dagsordensforslag:

1. Godkendelse af dagsorden
    
2. Godkendelse af referat af møde 20.4.2012
   Bilag: Referat
    
   Indstilling:
   Godkendes
    
3. Perioderegnskab pr. 30. april.
   Bilag: Perioderegnskab
    
   Sagsfremstilling:
   Der vil på mødet blive orienteret om perioderegnskabet.
    
   Indstilling
   Tages til efterretning
    
4. DB’s fremtidige struktur
   Bilag: strukturoplæg ”en styrket biblioteksforening i en ny organisation”
    
   Sagsfremstilling:
   På baggrund af temadebatter på Repræsentantskabet og på møde mellem FU og regionerne er udarbejdet oplæg til ny struktur.
   I oplægget til FU er en række spørgsmål, som FU på mødet skal tage stilling til. Der er endvidere oplæg til tre forskellige modeller for en ny struktur.
   FU skal på mødet tage stilling til udformningen af det eller de strukturforslag, som skal udsendes til debat frem til 1. oktober. Der lægges op til at repræsentantskabet vedtager en ny struktur på deres møde i november, hvor efter nye vedtægter kan vedtages på årsmødet 2013 og træde i kraft i 2014.
    
   Indstilling:
   Sagens drøftes og der tages stilling til udformningen af debatoplæg
    
5. Medlemssituationen
   Bilag: Derfor DB og PR pjece
    
   Sagsfremstilling:
   Procedure som igangsættes, når medlemskommuner varsler udmeldelse – eller der er mistanke om påtænkt udmeldelse.
   Direktøren kontakter bibliotekschef/forvaltningschef. Hvis der derefter stadig er påtænkt udmeldelse tager formand (eller anden politiker fra FU) kontakt til udvalgsformand.
   Der aftales evt. møde mellem forening og kommune.

   Igangværende tiltag for at imødegå udmeldelser.
   Det er et vigtigt element i Tourdanmark, hvor alle kommuner besøges. ”Ikke medlems” kommuner får et godt tilbud om at melde sig ind. I forhold til hvis der er kommuner der overvejer udmeldelse, drøftes forskellige muligheder for at bevare dem som medlem.
   Der er udarbejdet en ny præsentationsfolder om DB som bl.a. uddeles i forbindelse med Tour Danmark.

   Der er udarbejdet en liste med gode grunde til at være medlem af DB. Denne liste opdateres konstant og spredes via web og sociale medier.

   Indstilling:
   Tages til efterretning

6. Kommende årsmøder
   Bilag: Evalueringsrapport
    
   a) Evaluering af årsmødet i Frederikshavn

   Sagsfremstilling:
   Deltagernes årsmødeevalueringer præsenteres og drøftes.
   Regnskabet er endnu ikke færdigt, så det vil blive forelagt næste FU møde.

   Indstilling:
   Tages til efterretning

   b) Årsmødets struktur og varighed samt placering på ugedage

   Sagsfremstilling:
   Formen for fremtidens årsmøder har løbende været drøftet. Årsmødeudvalget har arbejdet med en model, hvor årsmødet inklusiv repræsentantskabsmøde og reception placeres på to dage. I 2013 planlægges årsmødet i København efter disse principper og placeres på onsdag og torsdag den 13 og 14. marts.

   Direktøren vil på mødet komme med oplæg til model for fremtidige årsmøder.
   På mødet lægges op til en drøftelse af den fremtidige form på årsmøderne, samt hvordan de organiseres og på hvilke dage de afholdes.

   Indstilling:
   Der afholdes fremover to dages årsmøder.

   c) Ansøgninger fra kommuner om værtsskab

   Sagsfremstilling:
              1. Esbjerg og Sønderborg har forespurgt på 2017
              2. Slagelse har forespurgt på 2018
              3. Følgende årsmøder er fastlagt:
                  2013: København
                  2014: Vejle
                  2015: Aarhus
                  2016: Horsens

   Indstilling:
   Der tages stilling til placeringen af de fremtidige årsmøder

7. Fremtidige samarbejder

   a) Kommunernes Skolebiblioteksforening

   Sagsfremstilling:
   Administrativt har der været drøftelser mellem de to foreninger om det fortsatte samarbejde, herunder samarbejde om personale og lokalefællesskab. Kommunernes Skolebiblioteksforening vil på FU møde i juni drøfte deres fremtid og kommende samarbejder inden vi går videre med yderligere tiltag.
   På mødet vil direktøren orientere om disse drøftelser.

   Indstilling:
   Sagens genoptages, når Kommunernes Skolebiblioteksforening er fremkommet med en indstilling om deres fremtidige samarbejder.

   b) Organisationen Danske Museer (ODM)

   Sagsfremstilling:
   I øjeblikket arbejdes på beskrivelse af fremtidige samarbejder med ODM. Det forventes at DB/ODM i fællesskab ansætter en udviklingskonsulent, som også skal arbejde for tænketanken fremtidens biblioteker.

   Endvidere arbejdes i øjeblikket på at skabe et lokalefællesskab for de to foreningers sekretariater på Vartov, hvor foreningerne i dag bor dør om dør.
   På mødet orienter direktøren om planerne.

   Indstilling:
   Orienteringen tages til efterretning

   c) Sekretariatet

   Sagsfremstilling:
   På mødet orienterer direktøren om mulige ændringer i sekretariatet på baggrund af besparelseskrav jf. kontingentnedsættelse.

   Indstilling:
   Orienteringen tages til efterretning

8. Projekter

   Projekt: Tænketank om fremtidens biblioteker
   Bilag: db.dk/tænketank

   Sagsfremstilling:
   Orientering om første møde (25.4.) i projektet, samt det videre arbejde.

   Indstilling:
   Til orientering

9. Internationalt samarbejde

   a) IFLA.

   Sagsfremstilling:
   Vi samler op på den danske deltagelse i IFLA Helsinki august 2012.
   Der orienteres om aktuelle sager og evt. tiltag.

   Indstilling:
   Til orientering

   b) EBLIDA

   Sagsfremstilling:
   På den netop overståede EBLIDA konference blev der vedtaget et fælles oplæg ”An e-book policy for libraries in Europe” omkring e-bøger og bibliotekernes muligheder for at tilgængeliggøre dem.

   Indstilling:
   Til orientering

   c) EBLIDA-NAPLE konference 10. og 11. maj 2012.

   Sagsfremstilling:
   En samlet oversigt over konferencen kan ses på db.dk/copenhagen2012
   Vi samler op på samarbejdet og evaluerer.

   Fra Danmark blev DB’s repræsentant Lone Knakkergaard, Vejle Bibliotekerne valgt til bestyrelsen i EBLIDA

   Indstilling:
   Til orientering

10. Næste møde:
    Fredag den 7. september i Aarhus.
     
11. Evt.

Med venlig hilsen
Vagn Ytte Larsen   /  Michel Steen-Hansen