DB Forretningsudvalgsmøde

Fredag den 24. maj 2013, kl. 11-15
DB, Vartov

Mødereferat

Dagsordensforslag:

1. Godkendelse af dagsorden
    
2. Godkendelse af referat af møde 13.3.2013
   Bilag: Referat
    
   Indstilling:
   Godkendes
    
3. Resultatopgørelse april 2013
   Bilag: Resultatopgørelse
    
   Sagsfremstilling:
   I forbindelse med at DB har udliciteret bogholderiopgaven er en omlægning af regnskabssystem, kontoplan og afrapporteringspraksis under forandring. Den endelige omlægning forventes færdiggjort omkring sommerferien. Der vil derfor i perioden være forskel i måden at udforme resultatopgørelsen i forhold til FU. I efteråret fremlægges ny kontoplan og oversigt for FU, som fremtidige budgetter bygges op om.

   Afvigelserne i den aktuelle resultatopgørelse udviser godt 300.000 kr. i Salg /& driftsindtægter samt tilskud, hvilket primært skyldes merindtægter i forhold til årsmøde 2013, hvilket modsvaret af udgifter i samme størrelsesorden.

   Endvidere er der et større forbrug på EDB end forventet på ca. 40.000 hvilket skyldes flytning, hvor der også er større udgifter på kontorhold af samme årsag. Dette forventes dækket ind ved sparede huslejeudgifter.

   Indstilling:
   At resultatopgørelsen tages til efterretning.
    

4. Sekretariatet
    
   Sagsfremstilling:
   På mødet vil der blive orienteret om personalesituationen i sekretariatet, lokalefællesskabet med Organisationen Danske Museer og øvrige administrative samarbejder og ændringer set i lyset af de budgetterede besparelser.

   Indstilling:
   Sagen drøftes
    

5. Evaluering af årsmødet
   Bilag: Evaluering grafer, Evaluering fritekst
    
   Sagsfremstilling:
   Sekretariatet har efter årsmøde udsendt evalueringsmail til alle deltagere i årsmøde 2013. Der er pt. modtaget svar fra 201 af de 395, som vi har sendt evalueringsskemaet til, dvs. en svarprocent på ca. 51.

   På mødet vil evalueringen blive gennemgået, med henblik på om det giver anledning til ændringer i fremtidige årsmøder.

   Regnskabet for årsmøde 2013 er endnu ikke færdigt, da de sidste bilag endnu ikke er fremsendt, men det forventes at regnskabet balancerer.

   Indstilling:
   Evalueringen drøftes og der tages stilling til evt. ændringer af fremtidige årsmøder
    

6. Edv. Pedersens Biblioteksfonds forfatterpris
   Bilag: Brev fra fondens formand Annette Brøchner Lindgaard.
    
   Sagsfremstilling:
   Bestyrelsen for Edvard Pedersens Biblioteksfond vil ændre sin forfatterpris. Planen er at prisen fremover uddeles hvert andet år på DB’s kulturkonference, men til gengæld fordobles. DB opfordres til at nedsætte en nomineringskomite, som skal udvælge yngre forfattere, hvis værker sættes til afstemning blandt bibliotekernes medarbejdere.

   Indstilling:
   At der arbejdes videre med ideer om at uddele prisen i forbindelse med DB’s kulturkonference.
    

7. Nyt medlem af Forretningsudvalget
    
   Sagsfremstilling:
   Tine Vind er blevet ansat som kontorchef i Kulturstyrelsen og har derfor valgt at trække sig fra FU. Suppleant for hende er Lone Hedelund. Velkommen til Lone.

   Indstilling:
   Velkommen til Lone.
    

8. Udvalg om biblioteksafgift for bøger og musik
    
   Sagsfremstilling:
   Punktet er et fast punkt på forretningsudvalgets dagsorden.
   Lars Bornæs orienterer mundtligt på mødet.

   Indstilling:
   Sagen drøftes.
    

9. Drøftelse af nye vedtægter og regionsarbejdet
   Bilag: www.db.dk/vedtægter
    
   Sagsfremstilling:
   Med baggrund i de nye vedtægter lægges på mødet op til en drøftelse af hvordan vi praktisk indretter organisationen, møder og prisstruktur fremover.

   De vigtigste ændringer er:

   a. Der er 5 valgkredse, men frivilligt om man vil lave regionsforeninger.
   Det ser ud til at min. to regioner nedlægger deres regionsforeninger. Derfor skal der findes en metode, der sikrer at der afholdes valg i de enkelte regioner, når der ikke er regionsforening.

   b. Alle byrådsmedlemmer bliver fremover valgbare.
   Hvordan vil det fremover påvirke rekrutteringen til de styrende organer, samt stemmeret og valgbarhed?

   c. Ny medlemskategori; valgbarhed afhænger af om man arbejder i en medlemskommune/medlemsinstitution.
   Hvordan skal det påvirke kontingentstruktur og betaling for øvrige konferencer og varer? I forbindelse med budget 2014 skal vedtages et takstblad på baggrund af den nye struktur.

   d. Kun generalforsamling hvert fjerde år, til gengæld Bibliotekspolitisk Topmøde hvert år.
   Hvordan indretter vi fremover årsmøder?

   På mødet vil direktøren lægge op til en drøftelse af de vigtigste ændringer med henblik på at lave en detaljeret beskrivelse inden efterårets repræsentantskabsmøde, sådan at de kan vedtage retningslinjer inden næste årsmøde.

   Indstilling:
   Sagen drøftes og sekretariatet udarbejder oplæg til næste møde på baggrund af FU’s drøftelse.
    

10. Kommunevalg 2013
    Bilag: Eksempel fra 2009 www.dbf.dk/Default.aspx?ID=5773
     
    Sagsfremstilling:
    Sekretariatet har arbejdet med kampagneideer til at få biblioteket og kulturen på dagsordnen op til kommunevalget i november 2013.

    På mødet vil direktøren fremlægge ideerne og tidsplan.

    DB planlægger at lave en idekatalog til bibliotekerne om lokale aktiviteter i forbindelse med valget, samt indsamle forslag til events.

    DB planlægger at lave en opinionsundersøgelse med fokus på borgerne, som afsæt for omtale af bibliotekerne op til valget.

    DB planlægger en række direkte udsendelser til kandidaterne med gode argumenter for et godt bibliotek i din kommune. Formen kan være både fysisk pjece, direkte mail eller virtuelt på nettet og i de sociale fællesskaber.

    DB planlægger en række præfabrikerede skabeloner til pressemeddelelser om f.eks. ”Det kulturpolitiske møde” eller ”Derfor efterspørger borgerne biblioteket” som kan tilføjes lokale elementer og udsendes lokalt.

    Indstilling:
    FU drøfter sagen og vælger hvilke elementer og temaer der skal arbejdes videre med.
     

11. Deltagelse i bogmesse
     
    Sagsfremstilling:
    Bibliotekerne har en fælles stand på bogmessen. Fra DB har det tidligere været DB Region Hovedstaden, der har deltaget. Direktøren foreslår at DB centralt fremover indgår i samarbejdet. Den forventede udgift er på 15.000 kr. men en endelig afklaring afventer møde med bibliotekernes stand.

    Indstilling:
    At der bevilges 15.000 kr. til arbejdet og FU får forelagt aktivitetsplan i efteråret.
     

12. Tour Danmark
    Bilag: db.dk/TurDK2013
     
    Sagsfremstilling:
    Der orienteres om status og erfaring med DB-turen til landets kommuner. En oversigt kan ses på db.dk/TurDK2013

    Formand og Direktør har været i Syddjurs og drøftet deres overvejelser om udmeldelse. Efterfølgende er indledt et samarbejde mellem konsulentfirmaet Pluss, Organisationen Danske Museer og DB omkring rådgivning i forbindelse med opbygningen af en fælles Museums/biblioteksinstitution i kommunen. Der vil på mødet blive orienteret om indholdet i dette samarbejde.

    Indstilling:
    Til orientering
     

13. Danskernes Digitale Bibliotek
     
    Sagsfremstilling:
    Organiseringen af Danskernes Digitale Bibliotek er nu på plads, hvor der er udpeget en styregruppe og en koordinationsgruppe. Der er oprettet et sekretariat og ansat medarbejdere.

    I dialogen med kulturministeriet og KL lovede Ministeren og Formanden for KL’s Børne- og Kulturudvalg, i april sidste år, at styregruppen jævnligt ville holde møde med Bibliotekschefforeningen og Danmarks Biblioteksforening. Dette afventer vi stadig deres konkrete udspil på.

    I arbejdet med DDB har de officielle udmeldinger været meget sparsomme. På Kulturstyrelsens Hjemmeside kan man under punktet ”Nyt” følge udviklingen. Direktøren har nogle gange drøftet situationen med formanden for koordinationsgruppen Rolf Hapel, for at høre nyt og det forlyder at informationsindsatsen vil blive opprioriteret, samt at han gerne deltager i møde med DB. Indtil videre har vi dog afventet udspil fra kulturminister og KL på baggrund af deres brev fra april sidste år.

    I den forbindelse vil formanden lægge op til en strategisk drøftelse af hvordan vi skaber en dialog omkring DDB, samt sikre et kommunalt ejerskab og indflydelse på indhold og opbygning. Ligeledes bør det overvejes om DB skal tage initiativ til konference om emnet i efteråret, samt i hvilke form det kan ske og hvordan DB´s digitaliseringsudvalg skal spille ind.

    Indstilling:
    Sagen drøftes og der udarbejdes en plan for DB aktiviteter i forbindelse med DDB, herunder stillingtagen til konference.
     

14. Projekter
     
    a. Tænketanken Fremtidens Biblioteker
    Bilag: www.db.dk/tænketank

    Sagsfremstilling:
    Direktøren vil på mødes orientere om arbejdet i Tænketanken Fremtidens Biblioteker.

    Tænketanken har fået en bevilliget på 554.000 fra Kulturstyrelsen udviklingspulje til en landsdækkende segmenteringsanalyse. Projektet vil segmentere brugere/ikke-brugere, udvikle idekatalog og roadmap til, hvordan vi når de specifikke segmenter i forskellige sammenhænge.

    Tænketanken har indgået samarbejde med Danmarks Medie- og Journalisthøjskole og Københavns Universitet/antropologi i et pilotprojekt om brugerbehov og udviklingsspor for fremtidens biblioteker.

    Pilotprojektets resultater viser mulighed for fuldskalaprojekt, hvor DMJX medfinansierer med 400.000 fra Uddannelsesministeriets innovationspulje. Tænketanken medfinansierer med 200.000 kr. fra Kulturstyrelsens udviklingspulje. Øvrige midler skal findes ved ekstern finansiering.

    Tænketank har skabt en Salon Next generation for de ”nye” biblioteksfolk – fremtidens chefer. Første møde blev afholdt i april. Det er primær debat og netværksmæssig karakter med opfølgende debatoplæg. Det er udpegede folk.

    Styregruppen har vedtaget, at det er muligt at deltage i denne del af Tænketankens aktiviteter, uanset om man er medlem eller ej. Der er tale om et netværk af klub/loge-karakter, hvor man skal være inviteret.

    Der udsendes nyhedsbreve ca. 1 gang månedligt, men fremover vil nyhedsdel og debatskabelse blive skærpet.

    Indstilling:
    Sagen drøftes

    b. Folkemødet 2013.

    Sagsfremstilling:
    DB planlægger deltagelse i Folkemødet 13.-16. juni på Bornholm. Bl.a. samarbejdes om debatarrangement sammen med Statsbiblioteket som koordinerer et Bibliotekstelt, med aktiviteter alle dage. En række centrale aktører deltager i planlægningen bl.a. Kulturstyrelsen, Tænketanken Fremtidens Biblioteker, BCF m.fl.

    Tænketanken Fremtidens Biblioteker står for to temamøder
    – et med overskriften ”Hvad skal vi stille op med bibliotekerne i fremtiden?” hvor bl.a. deltager Kulturborgmester fra København Pia Allerslev og formanden for DB.
    – et andet med temaet ”Frivillighed og velfærd – fremtidens ressource eller et nødvendigt onde?” hvor bl.a. Knud Aarup, direktør, Socialstyrelsen deltager.

    Derimod er det arrangement som DB planlagde sammen med arkitektforeningen om ”kultrens bygninger” ikke blevet til noget, men der arbejdes på at realisere det senere på året eller til næste års folkemøde.

    Der er forskellige andre debatarrangementer som DB deltager i, hvor bl.a. direktøren laver oplæg om ”Fremtidens bibliotek for de unge” arrangeret af djbfa / Komponister og sangskrivere

    Se mere på www.teambornholm.dk/Folkemoedet

    Indstilling:
    Sagen drøftes

    c. NEXT 2013.

    Sagsfremstilling:
    “Re-imagination – Civic Engagement – Collaborative Innovation” afholdes 16.-19. juni i Aarhus. DB støtter igen i år konferencen. Foreløbig programoversigt og tilmelding på www.nextlibrary.net/

    Tænketanken Fremtidens Biblioteker planlægger en workshop med titlen ” Civic engagement – How to increase local awareness?” Der tager afsæt i tænketankens arbejde med segmenteringsanalyser og sammenligner med en amerikansk kampagne ”Geek the Library program” lavet af OCLC, som er en af de helt store spillere på markedet for bibliotekssystemer. I workshoppen deltager Christy Hill, Community, Relations Director, OCLC and US-responsible for Geek the Library program se www.geekthelibrary.org

    Indstilling:
    Sagen drøftes og der tages stilling til om flere ønsker at deltage.
     

15. Internationalt samarbejde
     
    a. Nordisk
     
    Sagsfremstilling:
    Det er ikke lykkedes at få fastsat det årlige møde mellem de nordiske biblioteksforeninger. Planen var ellers at afholde en minikonference om e-bogssituationen i norden i forbindelse med dette møde. Det er den norske biblioteksforening der står for koordineringen, men p.t. er det usikkert om det kan gennemføres i år.

    Indstilling:
    Sagen drøftes

    b. IFLA
    Bilag: http://conference.ifla.org/ifla79

    Sagsfremstilling:
    På mødet drøftes årets IFLA konference 17.-22. august, hvem der deltager og arrangementer med DB islæt.

    DB havde budt ind med oplæg til workshop om e-bogsmodeller i norden, sammen med de øvrige nordiske organisationer, men er ikke kommet med i programmet.

    Indstilling:
    Sagen drøftes

    c. EBLIDA
    Bilag: http://www.eblida.org/special-event.html?PHPSESSID=102a6a364f28d6b9eca75e0773d72344

    Sagsfremstilling:
    Der har været EBLIDA konference den 14.-15. maj. Fra DB deltog formanden og EBLIDA bestyrelsesmedlem Lone Knakkergaard. De vil på mødet orientere om mødet og lægge op til debat om copyright udfordringer på europæisk plan.

    Indstilling:
    Sagen drøftes
     

16. Næste møde:
     
    Sagsfremstilling:
    Der udsendes doodle om næste møde, som foreslås afholdt i juni.
     
17. Orienteringspunkter
    På sidste møde blev det vedtaget at orienteringspunkter tages ikke på dagsorden. De er derfor oplistet sidst på dagsordnen, men er som udgangspunkt ikke til behandling på mødet.
     
    Kulturkonference 2013 23. april
     
    Sagsfremstilling:
    Danmarks Biblioteksforenings store Kulturkonference 2013 blev afholdt tirsdag den 23. april i Dok 5000 på Odense Havn.
    Der deltog 130 i konferencen og alle oplæg og videoer fra dagen kan ses på www.db.dk/kulturkonference2013

    Indstilling:
    Til orientering

    Bibliotekerne etablerer forsøgsordning med eBib.dk

    Sagsfremstilling:
    Den 7. maj 2013 kunne man i flere dagblade læse om, hvordan stort set halvdelen af danskerne nu får adgang til eBib.dk – de store forlags alternativ til eReolen.dk, der har været i gang siden slutningen af 2011. Det er dog en sandhed med visse modifikationer, selv om det nu er rigtigt nok, at flere danske biblioteker fra denne uge forventer at kunne tilbyde brugerne e-bøger fra eBib.dk.

    Danmarks Biblioteker har lavet en opsamling, som kan læses her

    Indstilling:
    Til orientering
     

18. Evt.

 
Med venlig hilsen
Vagn Ytte Larsen   /  Michel Steen-Hansen