Tusindvis af bøger cirkulerer hvert år mellem landets biblioteker og bidrager til en effektiv og smidig biblioteksservice til landets borgere. Enten fordi bogen ikke er hjemme eller ikke findes på det lokale bibliotek. Leif Andresen, Det Kgl. Bibliotek, løfter sløret for strukturen og det professionelle samarbejde, som gør det muligt.
Fra artikelserien: Biblioteket, loven & fællesskabet 2020.
Vi er i Danmark kommet langt med effektivisering og automatisering af lånesamarbejdet med udnyttelse af de digitale muligheder. Det er langt hen ad vejen noget, som fungerer i baggrunden og næppe fylder meget på nethinden hverken hos brugere, politikere eller personale i dag. Men det er en vigtig del af den danske biblioteksservice, og den sikrer, at også det materiale, som ikke findes på det lokale bibliotek, kommer hurtigt i hænderne på brugeren.
Historisk afsæt
Indtil år 2000 var der ikke meget automatik eller digitalisering over det nationale lånesamarbejde. Bestillinger fra et bibliotek til et andet bibliotek (fjernlånsbestillinger) skete ganske vist digitalt i DanBib-basen (bibliotekernes fælles katalog), men resultatet var alene en e-mail eller en telefax til det bibliotek, som en bestilling fra rettet til. Dog var der et par år tidligere indført en sorteret præsentationsrækkefølge, således at det bestillende bi-bliotek fik vist det mest oplagte bibliotek med materialet først.
Med biblioteksloven af 17. maj 2000 blev grunden lagt til en reel digitalisering af lånesamarbejdet med etableringen af bibliotek.dk med den nye §16, stk. 2. “Staten bidrager til, at den nationale fælles bibliotekskatalog i videst muligt omfang stilles til rådighed for enhver ved adgang via Internet”.
Den originale kravspecifikation for bibliotek.dk var meget enkel: Det skulle være muligt for alle landets borgere at søge og bestille materiale på landets offentlige biblioteker via én web-side.
Den lidt mere udfoldede kravspecifikation for borgernes, brugernes/lånernes bestilling via bibliotek.dk var: Låneren foretager søgninger og finder den titel, som vedkommende gerne vil låne og trykker derfor på bestil-knappen. Dernæst skal låneren identificere sig og angive, hvor materialet ønskes afhentet. Resten var og er biblioteksvæsenets opgave. Denne specifikation gælder stadig, men teknikken bagved er udbygget i flere omgange. I brugergrænsefladen er blevet indført mulighed – men ikke krav – om login.
På biblioteksledermødet den 31.10. 2000 blev Bibliotek.dk åbnet af kulturminister Elsebeth Gerner Nielsen. I praksis drives både DanBib-basen og bibliotek.dk af virksomheden Dansk BiblioteksCenter (DBC) i et nært samarbejde med opdragsgiveren. Hidtil staten ved Slots- og Kulturstyrelsen. Fremover – efter at staten har afhændet sine aktier i DBC – i samarbejde med KL, nu eneejer, ved KOMBIT.
Lidt uden for emnet, men vigtigt for lånesamarbejdet, gælder, at der også som en del af gennemførelsen af den nye lov blev etableret en national kørselsordning til at understøtte lånesamarbejdet med daglige forbindelser mellem de fleste biblioteker. Der skal ikke emballeres pakker, men blot printes en køreseddel, sættes en elastik om og lægges i en kasse, hvilket gør ordningen både mere økonomisk og enklere end mulige alternativer.
De næste trin på digitaliseringsstigen: Den brugervendte
Før etableringen af bibliotek.dk var der i bibliotekspersonalets system DanBib arbejdet med match af udgave. Dvs. at præsentere samme udgave af samme titel på forskellige biblioteker som ét opslag med lokalisering på flere biblioteker.
Som noget nyt blev den såkaldte værkmatch introduceret. Flere udgaver af samme titel blev samlet under ét opslag. I de tilfælde, hvor brugeren ikke har særlige krav til, hvilken udgave vedkommende modtager, sker bestillingen så på ‘værkniveau’. Men hvis brugeren specifikt ønsker nyeste udgave, så foldes titlen ud, og brugeren kan vælge den ønskede udgave.
Begge situationer er relevante. For faglitterære titler – fra dybt videnskabelige titler til “Turen går til…” kan der ofte være gode grunde til kun at gå efter den nyeste udgave. Modsat gælder for mange skønlitterære titler, hvor det ikke behøver at være vigtigt, hvilken udgave man får. Naturligvis kan der være særlige ønsker såsom en bestemt illustrator af et klassisk værk.
For både titel-match og værk-match er der tale om at skifte fra “en bunke kartotekskort i digitaliseret form” til at præsentere sammenhæng med fokus på indhold og ikke det enkelte biblioteks registreringsmåde. Formålet er at gøre det nemmere for brugeren at vælge netop det, som brugeren efterspørger: Digital understøttelse af selvbetjening.
De næste trin på digitaliseringsstigen: Teknikken bag ved skærmen
I de efterfølgende år skete et skifte fra primært at sende e-mails til brugerens eget bibliotek (afhentningssted) med manuel håndtering til mere digitale metoder. Først og fremmest blev der etableret BOB, Base Over Bestillinger, hvor brugerens bibliotek med et enkelt klik kan ekspedere en bestilling. For en god ordens skyld: Det kunne og kan ikke ske i alle tilfælde (jf. nedenfor om automatisk fjernlån). Der blev også etableret en rutine for, hvis materialet fandtes på brugerens eget bibliotek, så overføres bestillingen uden manuel håndtering til det lokale bibliotekssystem (i stedet for at blive overført til en søgning i lokalt bibliotekssystem).
For at sikre at en bestilling blev sendt til det bibliotek med den bedste leveringsmulighed, blev der etableret det såkaldte beholdningsopslag. Der sendes et automatisk opslag til biblioteker med beholdning. Disse biblioteker svarer så – også automatisk – således, at der vises en skærm med ‘trafiklys’ for det enkelte bibliotek:
•Grøn: materialet er hjemme og kan bestilles
•Gul: materialet er udlånt, men forventes klar til levering på en given dato
•Rød: materialet lånes ikke ud.
Dette gjorde det nemmere at vælge en optimal leverandør. Funktionen kan ses under “Se hvilke biblioteker der har materialet” som en sorteret liste i bibliotek.dk.
Der sendes en automatisk forespørgsel til første ‘grønne’ bibliotek på listen. Hvis der ikke er mindst ét grønt svar, fortsættes til alle biblioteker er spurgt. Hvis ingen grønne vælges den gule med kortest forventet leveringstid. Det betyder hurtig levering baseret på faktisk tilgængelighed.
Automatisk fjernlån
Ambitionen med den yderligere digitalisering af processerne i lånesamarbejdet kaldet “automatisk fjernlån” var at undgå en manuel håndtering, som i praksis alene består af en accept af, hvad programmerne foreslår.
Der var fra starten mange forbehold. I mange biblioteker var der en usikkerhed i forhold til, om systemet i praksis ville ‘tage over’, og om lokal selvbestemmelse ville komme i fare.
En ensartet og nationalt (centralt) bestemt model ville naturligvis være det enkleste at udvikle – og det nemmeste at forstå for både medarbejdere og brugere. Men ønsket om lokal opbakning til borgernes voksende brug af bibliotek.dk gjorde, at vi dengang tog den tid, det tager, at nå frem til en metode, som der var bred konsensus om, og som samtidig ikke tvinger noget bibliotek til at gå længere, end der lokalt ønskes.
De første afprøvninger var parallelt med personalets behandling. Faktisk havde den automatiske håndtering en lavere fejlprocent end den menneskelige.
I 2007 blev automatisk fjernlån sat i gang, og det var fra starten en klar succes.
Den generelle beskrivelse af automatisk fjernlån:
•brugeren bestiller i bibliotek.dk
•automatikken håndterer valg af långivende bibliotek
•bestillingen sendes og modtages af långivende bibliotek
•bestillingen går direkte ind i långivende biblioteks system
•bestillingen berøres først af menneskehånd ved print af opsamlingslister.
Bibliotekerne kan bestemme følgende:
•Hvilke materialetyper kan indgå (se nedenfor) – både låntagende bibliotek og långivende bibliotek
•Hvor nyt materialet udlånes automatisk – både låntagende bibliotek og långivende bibliotek
•Udlånes kun automatisk hvis på hylden – eller reserveres også
•Sendes bestillinger, hvis et materiale haves af lånerens bibliotek men er udlånt (pr. materialetype).
For følgende materialetyper kan det automatiske fjernlån slås til eller fra: Bøger på dansk. Bøger på andre sprog. Lydmaterialer på cd. Lydmaterialer på bånd. Indspillet musik. Noder. Video/ dvd og Cd-rom, inkl. spil.
Det indebærer, at det enkelte bibliotek kan sammensætte sin profil i forhold til, hvad der skal håndteres automatisk meget detaljeret og dermed helt efter de lokale ønsker. En bestilling kan alene håndteres automatisk, hvis bestillingen er dækket af profilerne for både brugerens bibliotek og for det bibliotek, som ejer materialet.
Et bibliotek kan eksempelvis bestemme, at bestillinger af bøger på dansk først kan håndteres to måneder efter udgivelsen, og at en reservering modtages, hvis bogen ikke står på hylden. Men hvis brugerens bibliotek har bestemt, at der ikke sendes automatiske bestillinger, hvis materialet ikke er på hylden, så bliver håndteringen ikke automatisk – heller ikke selv om det er det eneste eksemplar af bogen på et dansk bibliotek.
Det skal dog understreges, at selv om ovennævnte kriterier er defineret ud fra bibliotekernes ønsker, så afspejler de naturligvis nogle praktiske hensyn. F.eks. at bibliotekerne anskaffer i sagens natur nye bøger, efter de er udgivet. Og det tager tid, før en ny titel er tilgængelig for udlån – herunder for udlån til andre biblioteker. Der er ingen mening i at sende bestillinger afsted på titler, som det pågældende bibliotek først får på hylden kort efter. Også fordi sådanne bestillinger i praksis kun sjældent vil blive opfyldt.
Lidt om omfang
Hvor meget fylder lånesamarbejdet? I forlængelse af artiklens fokus på automatisering af lånesamarbejdet ses en oversigt (Figur 1) over bestillinger effektueret via bibliotek.dk. Her er også medtaget bestillinger overført til de lokale bibliotekssystemer – og som derfor ikke er blevet til fjernlånsbestillinger.
Det ses tydeligt, at indførelsen af det automatiske fjernlån betød mere end en halvering af antallet af manuelt behandlede bestillinger. Dog var det de ‘lette’ opgaver, som forsvandt.
Det hører også med i billedet, at der fortsat er mange bestillinger mellem biblioteker, som er resultat af en dialog mellem lå-ner og bibliotekar og derfor sendes direkte af bibliotekets personale. Det skal derfor understreges, at figur 1 alene beskriver bestillinger i bibliotek.dk, ikke omfanget af det samlede fjernlån.
Status og fremtid
Den basale digitalisering af lånesamarbejdet er således gennemført til fordel for borgere og brugere her i landet for flere år siden. Mange lande har ikke tilsvarende struktur og service, og udenlandske kolleger besøger ofte Danmark for at lære systemet at kende.
Som det fremgår, sker der løbende forbedringer, og der er naturligvis fortsat grund til at forbedre digitaliseringen bag, da omfanget af lånesamarbejdet fortsat er stort.
Ordliste: DanBibbasen – bibliotekernes fælles katalog, som understøtter data- og lånesamarbejde mellem bibliotekerne.
Artiklen er fra Danmarks Biblioteker nr. 1, 2020.
LEIF ANDRESEN er chefkonsulent ved Det Kgl. Bibliotek.
