I takt med bibliotekernes ændrede virksomhedsbillede – fra bogsamling til den aktuelle kombinerede kultur-, lærings- og vidensinstitution med væsentlige opgaver som fysisk sted i lokalsamfundet og med stadig flere digitale medieformater – er der opstået et stort behov for nye måder at dokumentere bibliotekets indsats på internt som eksternt. Forskellige målemetoder og deres relevans drøftes derfor for tiden flittigt blandt bibliotekets mange interessenter.
BibDok, et pilotprojekt under ledelse af Gentofte Centralbibliotek i samarbejde med Professionshøjskolen Metropol, handler om en måde at måle, dokumentere og kvalificere opgaveløsningen på. Over en kop kaffe på hovedbiblioteket i Gentofte på en af forårets allerførste solrige dage præsenterer kulturchef Lone Gladbo og specialkonsulent John Nørskov, begge Gentofte Centralbibliotek, samt Marianne Aastrup, bibliotekschef i Ruders-dal Kommune, projektet for Danmarks Biblioteker.
Fra projekt til produkt
BibDok er over et par år, fra 2012-2014, udviklet med henblik på at understøtte folkebibliotekernes arbejde med den biblioteksfaglige evaluerings- og dokumentationsmetode. Ni biblioteker i Region Hovedstaden har deltaget i et afprøvningsforløb, bl.a. Rudersdal, og Center for Kulturpolitiske Studier, Københavns Universitet (KU), har fungeret som videnpartner i projektet. Kulturstyrelsen støttede projektforløbet med midler fra Udviklingspuljen.
Nok har hovedparten af landets biblioteker en eller anden form for vedtaget lokal strategi for bibliotekets opgaver og service, men det er sjældent noget den enkelte medarbejder går og spekulerer over i det daglige. “Det ændres her. For med BibDok kan vi nu prioritere og kvalificere bibliotekets enkelte indsatser i relation til bibliotekets overordnede målsætning. Og samtidig dokumentere og (sand)synliggøre effekten af bibliotekets indsats”, lyder den korte elevatortale om metoden fra de tre. Metoden tilbydes nu til landets øvrige biblioteker i form af BibDok.dk med metodens værktøj som en gratis guide. Fra sitet tilbydes også firedagsseminarer i metoden og dens brug under centralbibliotekets kompetencekurser .
“Det er dog ikke sådan, at folkebibliotekerne med dette projekt har overhalet hele den offentlige sektor indenom og kan effektmåle på alle deres indsatser. Det er overraskende svært”, påpeger Lone Gladbo. “Men BibDok er en måde at gøre det på”.
Afsæt og model
“Bortset fra den nye rapport om bibliotekernes samfundsværdi fra Tænketanken Fremtidens Biblioteker har vi i biblioteksverdenen i mange år haft svært ved at begrunde, hvorfor bibliotekerne egentlig kan betegnes som et gode. Vi har mistet vores monopol på formidling af informationer og har i mange år stået i et vadested i forhold til at fortælle, hvilken forskel bibliotekerne gør? Derfor ville vi være bedre til at kunne effektmåle vores præstationer”, siger Lone Gladbo om baggrunden for initiativet.
“Normalt opgør man bibliotekets virksomhed kvantitativt – i lån, downlån og besøgstal o.l. Men der er en anden vigtig information, den kvalitative. Nemlig: Hvilken forskel gør biblioteket for borgerne. Det kan BibDok gå ind og måle”, forklarer John Nørskov.
Marianne Aastrup supplerer: “I dagens kamp om de økonomiske midler med bl.a. ældre- og børneområdet opstår der et ekstraordinært behov for at kunne forklare sig. Borgerne elsker biblioteket, men det har været for nemt at sparke dets betydning lidt til hjørne. Vi havde et behov for en tænkning, der kunne dokumentere, hvad det er, vi leverer og skaber sammen med borgerne, altså bibliotekets merværdi.” For som hun tilføjer: “I dag har næsten alle adgang til informationer og oplevelser. At kunne begrunde bibliotekets betydning, at kunne fortælle, hvordan biblioteket i dag hjælper borgerne med at finde den rette viden, og dét, de kan bruge til noget på f.eks. kulturområdet, er afgø-rende for os alle”.
BibDok metoden tager afsæt i den enkelte indsats i biblioteket og bryder den op i elementer: Strategi /antagelser (forventet resultat), indsats og resultat. Det er vigtigt at diskutere antagelserne grundigt igennem. Det, som kan forekomme indlysende, er det ofte ikke, når det siges højt og møder andres opfattelse. Metoden forudsætter dog, at både ledere og medarbejdere har kendskab og kompetencer til at arbejde med evaluering og narrativ dokumentation.
Fælles sprog og kvalitetsløft
Metodens afsæt – antagelsen – var udfordrende for nogle medarbejdere, fortæller John Nørskov. At man skal sætte ord på forventet effekt og kunne pege på konkrete resultater af arbejdet, kan være noget af en udfordring for den enkelte. Modsat mange andre målemetoder, som bibliotekets ledelse og evt. administration oftest står for, så giver denne metode først og fremmest mening, når både ledelse og medarbejdere er ind over.
“Metodens refleksive tænkning, systematikken, og det, at man som medarbejder og ledelse med BibDok får et fælles sprog, og dermed uden skumle bagtanker kan drøfte løsningen af arbejdsopgaver og -gange, har ikke alene skabt et helt nyt grundlag for at kvalificere opgaverne. Men også for effektivisering gennem fælles prioritering. Og det er noget, som også medarbejderne finder interessant og er glade for,” forklarer Nørskov. “Der kommer ikke (automatisk) flere på biblioteket, men produktet bliver bedre”.
Metodens udfordringer
Oprindelig var det et delmål at operationalisere den såkaldte 4-rumsmodel, udviklet i 2010 i rapporten og strategien Folkebibliotekerne i vidensamfundet, der ser bibliotekets virksomhed i fire rum: Inspiration, læring, mødested og performance. I forbindelse med afprøvningen gik man lidt væk fra det. “Metoden er især relevant, når det handler om nye aktiviteter”, siger Marianne Aastrup.
“Når vi som nu, hvor Danmark får en masse nye flygtninge – noget alle sikkert er involveret i, lægger ud med at spørge os selv: Hvad er det for en effekt, vi gerne vil opnå?”, uddyber Lone Gladbo.
“Viden om hvordan bibliotekets indsatser virker, for hvem de virker, hvornår de virker og – ikke mindst – hvornår de ikke virker efter hensigten, er central, når der skal træffes både faglige og strategiske prioriteringer omkring biblioteket”, understreger Lone Gladbo afslutningsvis. “Vi skal kunne synliggøre bibliotekets værdi for borgere og samfund”.
Projektet er i år udrullet som nationalt indsatsområde i Kultur-styrelsens regi. Det skal også nævnes, at Professionshøjskolen Metropol har anvendt erfaringerne fra pilotprojektet til at gå videre til de større velfærdsområder med tilsvarende kvalificeringsmodeller.
Se mere på BibDok.dk.
Projektet er støttet med midler fra Udviklingspuljen for folkebiblioteker oh pædagogiske læringscentre under Kulturstyrelsen.
