Sammenflytningen blev imidlertid speedet op af en noget dramatisk hændelse. I august 2011 var der brand på rådhuset i Grindsted. Branden førte til en rask beslutning om straks at flytte borgerservice til det daværende bibliotek. “Vi var jo i gang med at forberede fusionen og kortlægge ressourcer i forhold til opgaver og planer om en fuld sammenlægning. Men med branden kan man sige, at vi sprang nogle trin over her i Grindsted og rykkede sammen før planlagt, og vi gik straks i gang med fase 1 af B&B-processen og planlægning af Magions indretning”, siger Ole Bisbjerg, leder for kommunens Bibliotek & Borgerservice.
Umiddelbart efter, allerede den 22. august, holdt man den første af fire vigtige workshops og diskuterede rammer, principper og udfordringer. Siden fulgte tre mere opdelt i temaerne: Mig, Gæsterne og Den nye organisation. Ole Bisbjerg fortæller: “Der har, som alle andre steder, været masser at tage fat på som forskelle i servicebegreb og kulturer, og bekymring for egne arbejdsvilkår i en ny samlet organisation. Klart – det har været et meget udfordrende forløb, men vi kom godt i gang og skulle jo fra start finde ud af det sammen. Med indflytningen i Magion er vi nu i fase 2 af det samlede projekt. Fase 3 handler bl.a. om styrket indsats i forhold til den digitale betjening”.
Ydelser og opgavedeling
I dag kan man som borger f.eks. få hjælp til boligstøtte, børnefamilieydelse, bestilling af vielser, flytning, kørekort, NemID, pas, pension, skat, sygesikringsbevis og sundhedskort; dvs. opgaver vedr. såkaldt objektiv sagsbehandling. De helt tunge dele tager rådhuset sig af, mens selve udbetalingerne varetages af Udbetaling Danmark. Opgaverne løses af en samlet stab på 30 fastansatte medarbejdere organiseret i tre teams og med en ledelse på fem. Denne tæller udover Ole Bisbjerg også souschef og udviklingskoordinator, Anette Skjønnemand, og tre teamledere. De tre teams består af et teknisk-administrativt team og to vagt-teams. De to sidste står for alle borgerrelaterede opgaver og ydelser både i biblioteks- og borgerservicesammenhæng. De er sammensat af både bibliotekarer og biblioteksassistenter, og af de tidligere borgerservice-medarbejdere.
Adgang til borgerserviceydelser tilrettelægges og tilpasses løbende i forhold til efterspørgsel og ressourcer. På vagt i i KVIK-kuben i Magion er altid både et ‘borgerservice-menneske’ og et ‘biblioteksmenneske’, og de besvarer spørgsmål på kryds og tværs. Ønskes mere dybdegående vejledning trækker man ved KVIK blot et nummer til SERVICE-kuben. Her, mere diskret bagerst i det store biblioteksrum, kan man i ro og mag tale med en medarbejder og få mere personlig vejledning. Selvbetjeningsløsningerne i borgerservice er til rådighed i bibliotekets øvrige åbningstid.
