Ved udgangen af 2017 havde folke- og skolebiblioteker i 96 danske kommuner taget Fælles Bibliotekssystem (FBS) i brug. Dermed er den store fælles IT-satsning på biblioteksområdet næsten færdigudrullet efter seks års arbejde med specificering, udvikling og udrulning i kommunerne. FBS har erstattet de forskellige løsninger, som kommunerne hidtil har gjort brug af, og af de kommuner, der har valgt at tilslutte sig løsningen, er det nu kun Sønderborg, der endnu ikke har taget den i brug. Det sker i foråret 2018.
Det var en række kommuner, heriblandt København, Aarhus, Esbjerg, Herning, Horsens og Ishøj, der i sin tid satte gang i arbejdet med at få udviklet en ny fælles biblioteksløsning, der kunne dække både folke- og skolebibliotekerne. På samme vis var mere end 30 kommuner involveret i udviklingen af kravspecifikationen og sørgede for at få opbakning til løsningen i det kommunale landskab.
Kommunernes løsning
Det er altså kommunerne, der har siddet for bordenden hele vejen gennem udviklingen af FBS, og sådan er det stadig. FBS’s øverste myndighed er nemlig styregruppen, som består af otte kommunale repræsentanter, der er direkte valgt af de kommuner, der har tilsluttet sig løsningen. Og hos styregruppeformand Jørgen Bartholdy, er der naturligt nok stor glæde over, at FBS nu er i drift i næsten alle kommuner:
“Vi er selvfølgelig meget tilfredse med at have nået denne milepæl og have fået FBS i drift over hele landet”, fortæller Jørgen Bartholdy, som udover at være styregruppeformand for FBS også er biblioteks- og borgerservicechef i Skanderborg. Han fortsætter: “Det har været en stor opgave at få sat FBS i drift i så mange kommuner, hver med deres erfaringer og med forskellige måder at gøre tingene på. Men jeg synes alt i alt, at vi er kommet godt i mål.”
Blod, sved og tårer på vejen
Ligesom så mange andre IT-løsninger før denne har FBS gennem tiden mødt nogle bump på vejen. Blandt andet da den oprindelige vinder af opgaven, Dantek, undervejs blev opkøbt af virksomheden Systematic, og da væsentlige udfordringer gjorde det nødvendigt at skubbe idriftsættelsen i flere omgange. Og senest har biblioteker over hele landet oplevet problemer med blandt andet svartider. Alligevel mener Jørgen Bartholdy, at FBS både var og er en rigtig god idé:
“Målet med FBS var, at vi skulle have én fælles, enkel og moderne løsning på tværs af folke- og skolebiblioteker over hele landet. Vel og mærke en løsning, hvor der er fokus på økonomien, og hvor det er kommunerne, der styrer udviklingen. Og det har vi fået. Men ja – naturligvis har det da kostet noget blod, sved og tårer på vejen.”
Blandt de klare fordele ved den nye løsning nævner Jørgen Bar-tholdy, at bibliografiske data i det nye system hele tiden er opdateret, hvor det i de gamle løsninger oftest kun skete en gang i døgnet. Desuden mener han, at den fælles løsning mellem skole- og folkebiblioteker giver helt nye muligheder for samarbejde på tværs.
Fageksperter rådgiver FBS-styregruppen
Nu, hvor udrulningen næsten er vel overstået, retter det primære fokus sig på at konsolidere og forbedre løsningen. Her er det vigtigt for Jørgen Bartholdy at pointere, at FBS’ styregruppe ikke isolerer sig, men i vid udstrækning gør brug af både resultaterne fra den årlige brugertilfredshedsundersøgelse og fageksperter.
Til at hjælpe sig har styregruppen blandt andet et videreudviklingsudvalg, der har til opgave at analysere og prioritere de ændringsønsker, der kommer ind fra kommunerne, ligesom eksperter på forskellige områder bliver brugt til at kvalificere styregruppens beslutninger. Og som noget nyt bliver der nu nedsat et advisory board med deltagelse af repræsentanter fra skolesektoren i kommunerne. Det skyldes et ønske om at skabe en tættere relation mellem skoler og biblioteker:
“Der er ingen tvivl om, at en af udfordringerne vi har i FBS er, at det tætte samarbejde mellem folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre (tidl. skolebiblioteker, red), som løsningen på sin vis er bygget til, endnu ikke er en realitet i rigtigt mange kommuner. Og derfor har vi brug for skolefolk til at fortælle os, hvordan vi bedre understøtter dem i deres hverdag.”
Genvejstaster og forbedrede svartider i 2018
Blandt de konkrete forbedringer, der kommer i første halvdel af 2018, er flere genvejstaster. De skal gøre det mindre nødvendigt at arbejde med mus og har været meget efterspurgt blandt mu-searmsplagede brugere.
Desuden fortsætter arbejdet med at forbedre driften af FBS, der i perioder har været plaget af for lange svartider. Noget der også kunne aflæses i brugerundersøgelsen for 2018. Her har projektet været udfordret af, at mens nogle problemer skyldes selve systemet, ligger andre gemt i de koblinger, der er til andre løsninger – f.eks. kommunens egne løsninger eller Databrønden, hvor oplysninger om f.eks. materialer trækkes fra. Men både tal og beretninger fra kommunerne tyder på absolut positive takter ved udgangen af 2017.
Og samlet set er det en optimistisk styregruppeformand, der til april skal på sit andet årsmøde og fremlægge årsrapport for kommunerne:
“FBS er et ambitiøst og visionært projekt, og vi skal huske at klappe hinanden på skulderen for, at vi havde modet til at stå sammen og skabe forandring. Enhver forandringsproces er hård, men den er nu ved at være godt overstået, og vi kan begynde at se fremad og høste gevinsterne.”
Susanne Rasmussen, Kombit.
Fakta om:
Kommunernes IT-fællesskab bag FB. Det er KOMBIT, der på kommunernes vegne har stået bag indkøbet af Fælles Bibliotekssystem (FBS). KOMBIT er ejet af kommunerne og står bag indkøb af en række kommunale IT-løsninger, herunder de løsninger, der er del af det samlede fælleskommunale monopolbrud, der fulgte efter salget af KMD.
FBS og Cicero. Kært barn har mange navne, og Fælles Bibliotekssystem (FBS) bliver ofte også kaldt Cicero. Det skyldes, at FBS er bygget på Systematics program Cicero.
