Erhvervsstyrelsen og Kulturstyrelsen indgik i 2012 en samarbejdsaftale, hvor bibliotekerne blev tiltænkt en særlig opgave med at gøre de mindre it-parate virksomheder i stand til at kommunikere digitalt med det offentlige. Et nyskabende samarbejde mellem de to styrelser.
Det var den daværende IT- og Telestyrelse (nu en del af Digitaliseringsstyrelsen), der gjorde Erhvervsstyrelsen opmærksom på bibliotekernes særlige forudsætninger for at hjælpe mindre it-parate virksomheder med afsæt i de gode erfaringer på borgerområdet bl.a. med Lær mere IT-kampagnen mv. Et pilotforløb gennemført på seks biblioteker i 2012 viste således, at bibliotekerne kan hjælpe virksomheder i gang med kommunikation via computeren, og at virksomhederne sætter pris på den hjælp, de får.
Det er Erhvervsstyrelsen rigtigt glad for, da det gennem samarbejdsaftalen nu er muligt at give de mindre virksomheder, der ikke føler sig sikre i den digitale kommunikation med det offentlige, en personlig vejledning på det lokale bibliotek tæt på deres virksomhed.
Slut med papir, konvolutter og frimærker
Alle virksomheder skal i 2013 levere sin momsindberetning digitalt og tilgå den digitale postkasse ved hjælp af en digital signatur. Det betyder, at der ingen vej er uden om computeren. Også for de efterhånden relativt få virksomheder, der stadig foretrækker at levere indberetninger på papir. Mange mindre virksomheder benytter en bogholder eller revisor til sit papirarbejde, men nogle ordner ”papirarbejdet” selv, og enkelte af dem har nu behov for hjælp.
Det er ikke en bestemt branche, der har behov for hjælp, men det er mindre erhvervsdrivende fra både detailhandel, service og kreative fag. Tilbuddet gælder i øvrigt også frivillige foreninger – som i lighed med virksomhederne nu skal bruge digital signatur og benytte en digital postkasse. De er også meget velkomne og kan få assistance på biblioteket.
Attraktive bibliotekskompetencer – attraktive samarbejdspartnere
På virksomhedsområdet er ambitionen 100 % digital kommunikation mellem virksomheder og det offentlige i takt med, at effektive digitale løsninger og lovgivningen er på plads. Det betyder, at det med udgangen af 2013 er slut med at sende momsindberetninger på papir og modtage papirkonvolutter fra det offentlige. Her kan de mindre it-parate virksomheder have forskellige udfordringer. Nogle mangler grundlæggende erfaring med at benytte computer, andre har svært ved at forstå og navigere i den offentlige kommunikation.
På begge punkter har bibliotekerne unikke kompetencer og erfaringer, både it-pædagogisk og som informationsformidlere til borgere med begrænset eller ingen it-erfaring. Gennem en årrække har bibliotekerne med it-hjælp til borgere vist, at de kan varetage denne type opgaver. Disse ligger i naturlig forlængelse af bibliotekernes lovfæstede formål om formidling af kommunal og statslig information samt information om samfundsforhold i øvrigt. Dertil gør bibliotekernes generelle serviceindstilling og det særlige forhold, at de kan tilbyde virksomheder hjælp i deres lokalmiljø, bibliotekerne til attraktive samarbejdspartnere for Erhvervsstyrelsen.
Undervisning på Centralbibliotekerne
Kulturstyrelsen har støttet de kommuners biblioteker, der ønsker at etablere et tilbud for de mindre it-parate virksomheder med 20.000 kr., og endvidere er der lavet en aftale mellem Kulturstyrelsen, Erhvervsstyrelsen og Centralbibliotekerne om undervisning, formidling og netværk.
Centralbibliotekerne og Erhvervsstyrelsen har i foråret 2013 samarbejdet om undervisning af medarbejdere fra biblioteker i hele 60 kommuner. Supportere fra Erhvervsstyrelsen har undervist i de ca. ti mest centrale digitale løsninger, som de mindre it-parate virksomheder kan forventes at benytte. Det er digital signatur, digital postkasse og momsindberetning – der er obligatorisk for alle virksomheder – og enkelte almindelige løsninger som ikke alle, men mange benytter. Det er f.eks. ændring af virksomhedsoplysninger, sygedagpengerefusion og elektronisk faktura til det offentlige.
Hjælp til selvhjælp – klar nu og to år frem
Bibliotekerne er nu klar til at hjælpe de lokale virksomheder, der har behov for personlig assistance. Virksomhederne er, som altid, selv ansvarlige for egen kommunikation med det offentlige. Det betyder, at bibliotekerne kan vise, hvordan den erhvervsdrivende skal gøre tingene, men den erhvervsdrivende er selv den udførende part. Med andre ord: Hjælp til selvhjælp.
Det er forventningen, at dette behov for hjælp til virksomhederne med digital kommunikation på biblioteket nok vil findes i en overgangsfase på et par år, og aftalen løber da også to år frem – med mulighed for forlængelse, hvis relevant. Bibliotekerne er lige nu i gang med at etablere samarbejder og ’prøve af’ lokalt.
Kampagne på trapperne
Efter sommerferien intensiveres bibliotekernes indsats bl.a. i forbindelse med en landsdækkende kampagne, når den digitale postkasse simpelthen bliver obligatorisk for virksomhederne.
Centralbibliotekerne vil sammen med Kulturstyrelsen og Erhvervsstyrelsen understøtte markedsføring og styrke erfaringsudveksling mellem bibliotekerne på møder og i netværk.
Se hvilke biblioteker, der er med her: www.virk.dk/bib og følg kampagnen senere på sommeren.
