Siden 2011 har Nordfyns Kommune som stort set alle andre kommuner ivrigt drøftet, hvordan fremtidens borgerservice skal se ud. I budgetaftalen for 2012 besluttedes det at lave en ny plan for fremtidens borgerservice både som følge af, at et antal af kommunens medarbejdere skulle overgå til Udbetaling Danmark fra slutningen af 2012, og fordi borger- service i det gamle Søndersø rådhus var brændt i 2011. Mulighederne var to: enten at lave en samlet borgerservice i Søndersø eller at sammenlægge bibliotek og borgerservice.
Nordfyns Kommune blev etableret som ved kommunalreformen i 2007 og består af de tre gamle kommuner Bogense, Otterup og Søndersø, og blev i første omgang kaldt Bogense Kommune. Kommunen har ca. 30.000 indbyggere. I foråret 2012 vedtog man, at borgerservice lægges ud på bibliotekerne med bibliotekslederen som chef. Samtidig gik man på bibliotekssiden i gang med at forberede øget selvbetjening for brugerne på forskellig vis. Blandt andet er biblioteksmaterialerne blevet forsynet med RIF chips og materialevalget omlagt.
Helhjertet integration
Her et år senere, i efteråret 2012, er sam- og omlægningen i fuld gang. Biblioteks- og borgerservicechef Dorthe Schmidt Temberg fortæller om fusionsprocessen.
“Vi har fået udpeget de 7 medarbejdere, som skal overflyttes fra kommunens borgerservice til Bibliotek og Borgerservice pr. 1. januar 2013, hvor det hele går løs for alvor. Lige nu holder vi møder i hele hk-gruppen, hvor vi inkl. bibliotekets medarbejdere er 11 i alt. Her finder vi sammen ud af, hvordan de enkelte opgaver skal løses i front pr. januar.
I det første halv års tid har vi valgt at sætte en ‘gammel’ biblioteksmedarbejder på vagt med en ‘gammel’ borgerservicemedarbejder. Tanken er, at man efter 1/2 år er så velbevandret i alle opgaverne, at den enkelte frontmedarbejder herefter selv kan stå for de fleste opgaver. Efterfølgende kan vi så bemande vagterne ud fra andre forudsætninger.”
Dorthe Schmidt Tembergs vision er, at man som både borger og medarbejder om 2-3 år ikke mere kan huske eller skelne mellem, hvem der oprindelig kom fra borgerservice, og hvem der kom fra biblioteket. Eller hvilke opgaver, der henhørte under hvilket regi. “Vi går efter fuld integration af den samlede opgavemængde.”
Opgaveporteføljen og -udfordringerne
Fra 1. januar skal den nye Bibliotek og Borgerservice dels stå for hele telefon-omstillingen i kommunen og dels håndtere følgende borgerserviceopgaver: Vejledning og undervisning i forhold til borger.dk, begravelseshjælp, billedlegitimation, information og vejledning om bolig-indskudslån, boligstøtte, børnebidrag samt børnefamilieydelse (disse ydelser overgår til UDK), CPR, feriepenge/-kort, flytning, kørekort, køreprøvebookning, NemID, pas, SKAT, sygesikringskort, vielser. Valg og generel information i forhold til den offentlige forvaltning. Naturligvis i tillæg til biblioteksopgaverne.
Noget af en mundfuld at tage fat på. Og en ordentlig udfordring for medarbejderne. Men også for den nye chef for det hele, for det er et helt nyt fagområde, man skal sætte sig ind. Den store forskel og udfordring for alle parter er, at opgaverne er mere lovmæssigt bestemt, inkl. klagemuligheder osv. Dorthe Schmidt Temberg siger:
“Selvom vi ikke har deciderede myndighedsopgaver og skal varetage egentlig sagsbehandling er det alligevel lidt – i hvert fald set med biblioteksøjne – spændende, for den opgavetype er vi ikke vant til.”
Ledelsesmæssigt er der en udfordring i at få integreret de to fagområder, selvom der, som hun ser det, helt klart er synergieffekter. Biblioteks- og borgerchefen siger:
“Jeg er meget bevidst om, at det er en ordentlig omvæltning for de 7 borgerservicemedarbejdere. De skal både flytte fysisk arbejdsplads, have andre arbejdstider, der får indflydelse på privatlivet og dertil får de nye kolleger og chef. Det er mange forandringer på én gang. Derfor arrangerer jeg også et kulturseminar for hele personalet, så vi sammen får talt om hvilke værdier, adfærd og samarbejdskultur vi gerne vil have.”
Dét, der især fylder mest for borgerservicemedarbejderne lige nu, fortæller Dorthe Schmidt Temberg, er nye arbejdstider. Mens bibliotekets folk egentlig ser de nye opgaver som kærkommende. For flere og flere af deres hidtidige arbejdsopgaver automatiseres, f.eks. automatisk udlån og aflevering, overgang til behold+ (materialeindkøb og -håndtering) og mere selvbetjente biblioteker.
Ud til borgerne
For borgerne bliver det også nyt og for nogle enkelte måske nok lidt mærkeligt at skulle gå på biblioteket, hvor de før gik til rådhuset. Der ligger en stor opgave i at formidle kendskab til de nye borgerservicemuligheder.
Der planlægges en kampagne både i december 2012 og i foråret 2013. Derudover informeres direkte til udvalgte målgrupper. Man har bl.a. informeret om sammenlægningen sammen med Ældresagen på sundhedscaféer for pensionister i kommunen, og hvor man ellers kan komme til det. Den vigtigste opgave i forhold til bibliotekets service bliver, som Dorthe Schmidt Temberg vurderer det, at man formår at få formidlingen i fokus i forhold til selvbetjeningsløsningerne.
Der er tale om to helt store og umiddelbare fordele for kommunens borgere med sammenlægningen. Åbningstiden øges sammenlignet med i dag, – og der bliver mulighed for betjening af borgerserviceopgaver i alle de tre større lokalsamfund: I Otterup, hvor hovedbiblioteket ligger, og i Bogense og Søndersø, de to andre gamle rådhusbyer. Dorthe Schmidt Temberg slutter:
“Især forventer vi os meget af muligheden med lørdagsåbent – det er en klar serviceforbedring for borgerne og f.eks. en god ting, hvis man lige står og skal have nyt pas!”
