Københavns Kommunes Biblioteker ved Pia Schack Pedersen, Administrationschef, Økonomi og HR, Hovedbiblioteket og Biblioteksudvikling:
1. Hvad er fordelene ved det nye system?
Fordelen er det nemt intuitive system for borgerne, så de mærker mindst mulige ændringer, og det er let at håndtere på basisydelser for medarbejderne.
Vi håber på sigt at kunne se fordelene ved et fælles system for biblioteker og skoler.
For København, der kun har været på siden november 2017, er der ellers ikke de store fordele, da kommunen havde et mere udviklet system på funktionalitet på flere områder i DDE Libra.
2. Hvad er udfordringerne?
At vi står med et basissystem, der ikke er helt ‘færdigt’. Især den manglende historik i søgningerne og muligheden for at tage oplysninger med fra billede til billede giver besvær i betjeningen af brugerne.
Vi er ved at tilpasse vore arbejdsgange, som er blevet tungere og rulle nogle af de tilpasninger til et mere udviklet system tilbage til en almen standard. Det giver merarbejde og forsinkelser og i nogle til-fælde et forringet resultat med meromkostninger. Katalogisering er et eksempel med både merarbejde og omkostninger.
Der er også en udfordring ved visningen af biblioteksoplysninger på vores hjemmeside. Vi forventer en stor grad af selvbetjening i bibliotekerne, men nu skal der et ekstra klik til for at hente oplysninger om, hvor bogen står på biblioteket. Det bør blive løst med næste udgave af DDB CMS, så den venter vi på med længsel.
3. Status – hvad er I i gang med lige nu ift. implementering og drift?
Vi er stadig i gang med at få integrationerne på plads bl.a. til vores Intelligente Materialestyringssystem og de mange ændringer, der skal til for at få system og arbejdsgange til at matche hinanden og få bare nogle af de fordele genoprettet, som vi havde før FBS.
Vi mangler integration til økonomisystemet, så vi kan styre/kontrollere materialeindkøb og borgernes gebyrer. Det betyder meget i en kommune som København at få det meget snart, da vi taler om store beløb i millionklassen.
Vi har en omlægning i gang i forhold til at udsende SMS-beskeder til borgerne, da vi opdagede en stigning i omkostningerne bl.a. på grund af meddelelser, der blev udsendt ved sletning af reservering f.eks. uafhentede reserveringer.
Vores profiler på materialerne er under omlægning til DBC-standard, det kræver bestilling af opgaven hos DBC, som vil forsøge at prioritere hurtigst muligt.
4. Har I ønsker til fremtidig udvikling – særlige funktionaliteter?
Som nævnt ovenfor – integration til økonomisystemet. Tilretning af data i katalogsystemet. Færre klik, lettere arbejdsgange med færre manuelle processer bl.a. ved fjernlån. Samt stabilitet med kortere svartider.
Køge Bibliotekerne ved Jytte Dahl, bibliotekschef:
1. Hvad er fordelene ved det nye system?
FBS er godt for bibliotekerne og dermed for borgerne – især på sigt.
Muligheden for at genbruge store dele af infrastruktur fra DDB (Danskernes Digitale Bibliotek) gavner både økonomi og funktioner. Systemadministrationen er enklere og ressourcebesparende, ligesom nye kolleger i bibliotekerne nyder godt af, at FBS er mere intuitivt opbygget. Via FBS har alle kommuner samme system, som dermed taler bedre sammen. Ved at trække på databrønden, skal vi ikke vedligeholde poster hver især.
Fælles søgesprog i FBS og DDB-CMS kan styrke medbetjening frem for servicering.
2. Hvad er udfordringerne?
Arbejdsgangene i FBS er stadig tidsmæssigt tunge og mangler fokus på effektivitet.
Ustabil drift både fra databrønd (DBC) og fra FBS (Systematic) har været mærkbart uhensigtsmæssig for borgerne – driftsstabiliteten er dog blevet bedre.
Omstændelige arbejdsgange og mange klik i de daglige rutiner går ud over brugervenlighed og fleksibilitet. Automatiseringen i FBS levner ikke plads til håndtering af de mange undtagelser, som hverdagen er fuld af, fordi systemet er meget låst.
Vi mangler tidligere funktionalitet på f.eks. materialeplejedelen og statistik samt større integration mellem de forskellige moduler.
3. Status – hvad er I i gang med lige nu ift. implementering og drift?
Efter først at være blevet konverteret i oktober 2017, er vi stadig optaget af tilretning af arbejdsgange til systemet – og ind imellem også forsøg på det omvendte, hvor det er muligt og bedre.
Næste implementeringsstep er integration af fakturadelen til økonomisystemet. Det vil vi, selv om andres erfaringer med processen ikke fremstår så lovende.
4. Har I ønsker til fremtidig udvikling – særlige funktionaliteter?
Ændringsønskeportalen bugner, og der er fortsat også rigtig meget fejlretning at følge op på. Umiddelbart er opnåelse af tidligere funktionalitet og smidighed – for-stået som større fleksibilitet i forhold til variationer i arbejdsgange – vigtigere end flere ønsker om ny funktionalitet.
Men selvfølgelig handler det også overordnet om nye måder at tænke bibliotek på i en digital verden. Her vil muligheder for let berigelse af metadata til både digitale og fysiske materialer i databrønden være gavnlig for søgevenligheden og brugervenligheden, da søgbarheden kan for-øges og kobles tættere til såvel medarbejdernes faglige viden, arbejdsgange og brugerbehov som konteksten for den digital formidling.
